¿Qué es un PMS hotelero y para qué sirve?

Un PMS, conocido por sus siglas en inglés como Property Management System es un software que facilita la gestión integral de un hotel. Se trata de un sistema de gestión con el que es posible organizar y administrar todas las áreas de un establecimiento hotelero (independientemente de su tamaño) de manera eficiente. Podríamos decir que, un PMS es el centro neurálgico de la operativa de un hotel, alquiler vacacional, hostal o B&B (Bed and Breakfast). Controla la gestión de reservas, el registro de la entrada y salida de los huéspedes, la asignación de habitaciones, facturación, entre otros. Si tu objetivo es automatizar la operativa de tu negocio hotelero y dejar atrás las tareas manuales, sigue leyendo y descubre qué es un PMS.

¿Qué es un PMS hotelero?

Motor de reservas, Channel Manager, sistemas de gestión de la propiedad…¿Te suenan familiares? Si estás pensando en automatizar tus tareas para poder centrarte en otras áreas de tu negocio y ofrecer una experiencia excepcional a tus clientes, es muy probable que ya hayas repasado estos conceptos. Se tratan de herramientas que permiten alcanzar la excelencia y la máxima calidad hotelera. No obstante, queremos hablarte de una de las más importantes: el PMS o Property Management System.

Si te preguntas qué es un PMS hotelero, solo tienes que pensar en todas las operaciones que están relacionadas con el cliente y en las que se ven involucrados todos los departamentos. ¡Así es! Un PMS es un sistema de gestión integral que facilita la relación entre el alojamiento y el huésped y ayuda al negocio a mejorar su rentabilidad a través de estrategias de optimización y otras ventajas competitivas.

Podemos decir entonces que, un PMS es una herramienta que permite, entre otras cosas:

• Organizar de manera eficiente la operativa del hotel.
• Garantizar la experiencia del cliente.
• Maximizar la rentabilidad del negocio.
• Definir una estrategia comercial que permita afinar el RevPAR (Revenue Per Available Room) o Ingresos por habitación disponible.

Para qué sirve un PMS

Sabiendo qué es un PMS y cuál es su función principal dentro de la operativa de un hotel, repasemos sus principales funcionalidades.

Gestión de reservas 

Es sin duda, una de las funcionalidades más importantes de un PMS. Desde este tipo de software es posible gestionar tanto las reservas directas como aquellas que provienen de distintas fuentes. Asimismo, es posible administrar las cancelaciones y gestionar de manera eficiente el inventario de habitaciones.

Control del estado de las habitaciones

Gracias a un PMS es posible controlar, desde un mismo lugar, el estado de las habitaciones. Esto quiere decir que, es posible saber si la habitación está ocupada, disponible, bloqueada, si ha sido limpiada o no… El software también permite determinar otras necesidades como las de mantenimiento.

Gestión de los datos del cliente

Puesto que todos los datos del cliente se encuentran centralizados en una misma base de datos, con un PMS es mucho más sencillo utilizarlos a favor del cliente y del propio negocio. La gran ventaja es que utilizando la información que se recopila en un PMS es posible personalizar ofertas y servicios.

En conclusión, un PMS ayuda al gestor en el proceso de toma de decisiones alineadas con los objetivos del negocio. La herramienta facilita datos sobre las preferencias de los clientes y las nuevas tendencias.

Operativa de eventos

¿A que cuándo te preguntabas qué es un PMS no consideraste los eventos, congresos y reuniones? La gran noticia es que un PMS no solo sirve para manejar datos de clientes y gestionar reservas. ¡Puede hacer mucho más por tu negocio!

Ayuda a los hoteles a gestionar conferencias, reuniones y eventos permitiendo la integración, el intercambio automático de información y el trabajo en equipo de todos los departamentos involucrados.

Integración de un PMS con otros sistemas del hotel

Piensa en el PMS como el centro de operaciones de tu hotel. A partir de ahí, cualquier otro sistema con el que cuentes en tu hotel puede ser integrado a un PMS directa o indirectamente desde un software de terceros.

Por ejemplo, si tienes un motor de reservas integrado a un PMS podrás controlar en tiempo real todas las tarifas en cualquier canal de distribución. De esta forma, estarás evitando la sobreventa y fallos de comunicación entre el equipo de ventas y el de recepción.

Integrar un PMS con un sistema de gestión de propiedades, también es posible. Así pues, se pueden mantener los datos de la reserva, la información del cliente, los datos de pago y otros detalles de la reserva bajo total control.

Ventajas de contar con un PMS

Cuanto más organizada y automatizada esté la gestión de un hotel, más productivo será el equipo que, a su vez, estará menos expuesto a cometer errores. En resumen, estas son algunas de las ventajas de trabajar con un PMS:

• Mejora significativamente la experiencia del cliente y su percepción de marca.
• Control total de la facturación del hotel.
• Integración eficiente de departamentos como el de operaciones, ventas, recursos humanos, recepción, etc.
• Gestión sencilla de los datos del huésped.
• Menos errores administrativos y la eliminación de tareas manuales.
• Facilita el control y la supervisión de gastos e ingresos.

Lo que debes tener en cuenta a la hora de contratar un PMS

Ahora que ya sabes qué es un PMS hotelero, conviene que conozcas algunas cuestiones que debes tener en cuenta a la hora seleccionar uno de estos sistemas:

1. El tamaño de tu hotel. Un PMS puede llegar a integrar muchísimas funcionalidades, por lo que conviene entender cuáles son las necesidades reales de tu negocio. No es lo mismo un pequeño hotel familiar que una cadena de hoteles y, en ese sentido, la propia gestión del negocio será muy distinta.
2. Lo que estás dispuesto a pagar. El precio dependerá, principalmente, de las funcionalidades, los dispositivos que quieras incluir (tablets, relojes inteligentes, teléfonos móviles…), de la capacidad en GB de almacenamiento de datos en la nube y del número de departamentos o empresas que necesitarás integrar.
3. Cobertura del software. Elegir el mejor PMS para tu hotel dependerá del alcance y cobertura. Es decir, de cuántos departamentos, agencias de viajes o servicios de alquiler de coche estarán conectados entre sí…Está claro que, cuantos más agentes estén involucrados, mejor será el servicio que podrás ofrecer a tus clientes.

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