Gérer la comptabilité de son hôtel

Comme dans toute activité la comptabilité est un élément-clé. Pour pouvoir s’assurer du bon fonctionnement de son activité hôtelière il est primordial d’avoir une bonne comptabilité.
Pour les hôtels et hébergements touristiques lors de votre comptabilité il vous faudra définir vos recettes. 

Celles-ci sont majoritairement dues aux clients : il vous faudra vous assurer que toutes les factures de vos clients soient à jour. Il ne faut rien omettre, les extras, les suppléments tous doit apparaître clairement afin de faciliter le travail comptable. 

Puis vos principaux axes de dépenses : ici il s’agira d’analyser les coûts de la structure : pour cette partie il faut se concentrer sur tous ce que coûte la partie structure, les dépenses pour l’énergie que demande votre structure, les réparations, travaux, équipements…

Et enfin pôle très important de dépense les employés et donc les salaires.

I) Les erreurs classiques à éviter

Dans un premier temps nous allons voir ensemble les quatre erreurs classiques commises en comptabilité.

1-Erreur de saisie

C’est l’erreur la plus fréquente et une des plus problématiques. En effet un chiffre mal noté, une virgule mal placée, une inversion des données… et c’est tout votre résultat qui est faux. Il faut donc faire très attention lors de la saisie des informations et se relire plusieurs fois afin de s’assurer l’exactitude de ses résultats.

2-Oubli de données

C’est une erreur très souvent commise en particulier dans le secteur hôtelier, l’oublie de données. Pour un seul client de nombreuses factures peuvent être établies en fonction des extras choisis. Ces factures arrivent souvent au fur et à mesure du séjour et ne sont donc pas forcément présentes lors de la première facturation. Il faut donc toujours penser à rajouter toutes ces factures annexes et ne pas en oublier, pour avoir une comptabilité juste.  

3-La perte de factures

Cette erreur peut sembler absurde pour certaine personne. Mais dans de nombreux établissements hôteliers à la gestion dite « familiale » et « traditionnelle », la perte de factures est bien réelle. Si vous fonctionner encore avec des factures papier il se peut que certaines se perdent dans vos nombreux dossiers. Pour être sûre de ne pas en perdre la solution digitale reste la meilleure option et la plus écologique. 
Plus d’impression des factures, envoyez-les à vos clients par mail et classez-les dans un dossier et le tour est joué. En cas de peur de perte des données n’hésitez pas dupliquer vos dossiers et à les enregistrer sur différents supports : disque dur, clé USB, cloud…

4-Mélanger son compte personnel et professionnel 

Cette dernière erreur est très fréquente encore une fois pour les activités hôtelières dite « familiale ». En effet il n’est pas rare que les comptes personnels des gérants et celui de l’hôtel soit souvent mélangé. En plus d’être une erreur grave car elle fausse votre résultat comptable, c’est une faute professionnelle passible de sanction judiciaire car c’est en fait interdit.

Ces quatre erreurs classiques sont facilement évitables à condition de bien en avoir conscience. Les éviter est un bon moyen pour s’assurer une comptabilité sans faute.

II) Les spécificités de la comptabilité hôtelière et les astuces pour mieux la gérer

Rappel des réglementations et du fonctionnement

Un hôtel est un hébergement qui propose des chambres, ou appartements meublés à la location pour une clientèle de passage. Ces locations sont établies sur une période journalière, hebdomadaire ou mensuelle. 
À cette location d’espace peut s’ajouter des extras de type : restauration, service de conciergerie, espace bien être. Comme tous les secteurs l’hôtellerie doit obéir à un certain nombre de règles : hygiène, sécurité, affichage, débit de boissons (en cas de bar ou restauration).

. Prix et facturation

A- Le prix 

Lors de la location d’une chambre à un client, un hôtel doit impérativement fournir une note détaillée des prestations choisies. Si vous ne savez pas comment définir le prix de votre chambre la règle de base est 1/100ème du coût de sa construction. Cette technique permet d’avoir des prix adaptés au standing de l’hôtel car plus un hôtel a eu un coût de construction élevé et plus le prix de la chambre sera haut. Cette technique vous permettra de définir un prix de « base ». À partir du quel vous pourrez définir le prix des autres prestations. Ce prix est bien sûr modulable et ne s’appliquera pas pour toutes les chambres mais pour une catégorie. Une fois vos prix établis vous devez les communiquer au COMMISSAIRE AU TOURISME. 

B – La TVA et taxe de séjour 

En France TOUTES les prestations d’hébergement sont facturées à 7 % de TVA. Pour ce qui est de la taxe de séjour elle est fixée par la commune où est implanté l’établissement et doit être facturée au client. 

Notre outil pratique : que vous réalisiez votre comptabilité vous-même ou que vous ayez un comptable, l’important pour une comptabilité facile et efficace c’est d’avoir de bonnes factures. 
Amenitiz vous propose un PMS intuitif et efficace pour la gestion de vos factures. Cet outil essentiel à toute gestion hôtelière vous permettra de voir en un coup d’œil la situation de vos paiements, de suivre, d’envoyer et d’éditer vos factures, le tout en quelques clics ! Véritable gain de temps pour votre comptabilité c’est LE moyen de ne plus se tromper. Enfin vous pourrez exporter facilement vos rapports financiers.

. La marge commerciale

Il est très important de connaître sa marge, pour pouvoir développer son hôtel. La marge dite brute représente 70% à 75% du chiffre d’affaires si l’hôtel à un restaurant et 90% s’il n’en a pas.

Il est important pour connaître sa marge de bien calculer ses charges externes ou charges de fonctionnement qui représentent 25% du chiffre d’affaires. 

. La gestion du personnel

Comme expliqué plus haut, l’un des postes de dépenses les plus importants est la masse salariale. Les salaires prennent 20% à 30% du chiffre d’affaires.

Conclusion

Vous l’aurez compris la comptabilité n’est pas un casse-tête chinois. Il y a des moyens simples et efficaces pour réaliser votre comptabilité.

• Faites attention aux erreurs courantes énoncées au-dessus

• Établissez clairement vos recettes et vos dépenses

• Ayez une facturation claire et établie pour tous vos clients et pour toutes leurs dépenses.

Cependant il est important de noter que plus votre activité hôtelière grandira et plus la comptabilité demandera une attention particulière. Pour éviter tous problèmes restez constamment au courant des réglementations en matière d’affichage, des normes de sécurité et des normes sanitaires.

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