Logiciel de gestion pour hôtel : 10 fonctionnalités indispensables

Comme tous les secteurs l�h�tellerie doit savoir s�adapter aux changements de la soci�t� et des modes de consommation, ce qui inclut l�arriv�e du digital.

C�est dans ce cadre de changement que sont n�s diff�rents outils pour la gestion d�une activit� h�teli�re.

Ces outils aident au quotidien les propri�taires d�h�bergements touristiques � remplir leur h�tel. Mais ils sont aussi pr�cieux pour l�automatisation des t�ches administratives, la communication, le management et le marketing.?? Parmi ces outils on retrouve le logiciel de gestion. Support 100% digital qui centralise de nombreuses fonctionnalit�s.

Les 10 fonctionnalit�s � valider

Voici les 10 fonctionnalit�s indispensables � un bon logiciel de gestion h�teli�re.

1 : La fonctionnalit� : cr�ateur et �diteur de sites

Vous vous posez encore la question de l�utilit� d�un site internet pour votre h�tel ? Notre r�ponse en 8 points. 

En 2020 tous les h�tels ind�pendants de toutes les tailles doivent avoir un site internet. Ce n�est ni un � petit plus �, ni une � option �. C�est un indispensable. 

?Un chiffre cl� : 52. C�est en effet 52% des personnes qui trouveront votre h�tel sur des plateformes comme Booking.com ou Hotels.com, qui iront chercher le site internet de votre h�tel. Pas besoin de vous faire un dessin pas de site internet est donc �gal � une perte consid�rable de clients. 

Lorsque vous vous tournez vers un logiciel de gestion global, celui-ci doit imp�rativement prendre en compte un cr�ateur de sites. ??Mais pas n�importe quel cr�ateur de sites. Un cr�ateur et �diteur.

Pourquoi ? Parce que les sites c�est comme tout, il y en a des modernes et des anciens. Que �a soit au niveau du design ou des fonctionnalit�s. Et un bon moyen de s�assurer que votre site reste moderne au fil des ann�es est la fonctionnalit� � �diteur �.

Ayez toujours la main sur votre site internet et mettez-le � jour quand vous le souhaitez. Informez vos voyageurs en temps r�el des changements effectu�s dans votre h�tel.

Soyez visible et transformez vos visiteurs en clients.

Cette fonctionnalit� vous permet :  

– De cr�er des sites internet tr�s esth�tiques au design moderne et 100% pens�s pour l�h�tellerie. D�couvrez nos designs et cr�ez le site de vos r�ves : 

De cr�er des sites internet qui vont s�adapter � tous les supports de visionnage : tablette, smartphone, ordinateur fixe, ordinateur portable…

– De mettre facilement et rapidement tous le contenu que vous souhaitez : images, textes, vid�os, carte, avis clients… Mais aussi de le modifier ou de le supprimer � tout moment.

– De r�pondre � toutes les exigences de Google afin d�obtenir le meilleur r�f�rencement possible. C�est-�-dire �tre bien class� lors d�une recherche Google.

– De convertir de nombreux visiteurs en clients, gr�ce � une technologie efficace.

– De rendre l�acc�s � votre site � tous les voyageurs avec l�option multilingue. 

– D�y int�grer un blog pour mettre encore plus de contenu, sur ce qui fait la singularit� et l�authenticit� de votre �tablissement. 

Un bon logiciel vous permet de faire tout �a et m�me plus, tout en respectant toutes les lois europ�ennes et fran�aises sur la protection des donn�es et la confidentialit�. 

2 : La fonctionnalit� : syst�me de r�servation int�gr� au site 

?Les 52% de voyageurs qui cherchent le site internet de votre h�tel, le font pour une seule et bonne raison : r�server en direct.

Pourquoi ?

Car en r�servant en direct ils s�assurent souvent les meilleurs prix, ils ont directement toutes les informations avec les photos des chambres, l�h�tel et ses �quipements. Ils peuvent �galement vous contacter directement par t�l�phone ou via un formulaire.

??C�est pour cela qu�une des fonctionnalit�s essentielles � votre logiciel de gestion est un syst�me de r�servation.

– Un syst�me simple, intuitif et s�curis�. Pas de redirection vers un autre site (qui fait souvent peur aux voyageurs).

– Proposez plusieurs m�thodes de paiement pour encaisser tout le s�jour ou juste le versement des arrhes. 

3 : La fonctionnalit� : syst�me de paiement pratique et s�curis�

Nous y voil� donc, apr�s le syst�me de r�servation passons au syst�me de paiement. ??De nombreux syst�mes de paiement simples et s�curis�s existent sur le march�. Mais il faut cependant �tre bien vigilant � la commission qu�ils demandent ainsi qu�aux frais cach�s.

L�id�al est lorsque votre logiciel de gestion propose sa propre technologie de paiement avec : 

?- Tous les paiements centralis�s au m�me endroit.

– ?Des paiements automatis�s, enti�rement encrypt�s et conforment aux lois en vigueur. Avec notamment la mise en place de v�rifications pour �viter la fraude.

– La possibilit� pour le voyageur de faire son paiement en 1 clic seulement.??Une possibilit� de voir l�activit� en temps r�el.

– La possibilit� pour vous de choisir quand vous voulez que l�argent vous soit vers� : toutes les semaines ou tous les mois.

Vous cherchez un syst�me simple pas cher et 100% s�curis� ? C�est ici 

4 : La fonctionnalit� : PMS

Le PMS (Proprety Management System en anglais) est un logiciel de gestion � part enti�re qui dans le cas pr�sent s�inclue dans une offre compl�te de logiciel de gestion.

C�est un logiciel aux multiples fonctions dont la fonction principale est l�attribution des chambres. Si vous poss�dez plusieurs chambres � Double Standard � par exemple et que vous souhaitez en attribuer une en particulier � un voyageur c�est le r�le du PMS.

La grande majorit� des h�teliers connaissent de fa�on superficielle les capacit�s de leur PMS. Et c�est tout � fait normal. De nombreux propri�taires d�h�tels re�oivent une pr�sentation assez sommaire de leur logiciel. Vous connaissez donc les fonctionnalit�s principales, mais pas toutes les possibilit�s qu�elles ont � vous offrir. 

 

Le tableau de bord c�est le cerveau du logiciel. C�est le point de pilotage de tout votre h�tel. L�interface et les fonctionnalit�s du tableau de bord peuvent vraiment faire la diff�rence d�un PMS � un autre. 

Mais il ne se limite pas � �a et c�est un logiciel cl� pour la gestion de votre h�tel.

Gr�ce � lui vous pouvez g�rer : 

• L�impression de vos factures clients et fournisseurs.
• La TVA/CA mensuelle.
• La r�ception, la caisse et les annulations.
• Le pr�visionnel d�occupation, le CA sur les r�servations.
• Les forfaits et les articles.
• La relance des clients

Il vous donne �galement acc�s � :

• Votre chiffre d�affaires, vos ventes et main courante.
• � vos encaissements, et vos arrhes.
• Aux statuts des chambres.
• Aux d�parts / aux arriv�es pr�vues.
• Aux d�parts effectu�s, aux clients pr�sents.
• � l�aper�u des documents avant impression.
• Aux statistiques diverses.

* Les 5 prochaines fonctionnalit�s sont �galement pr�sentes dans l�outil PMS. Vous pourrez donc les avoir en ne vous �quipant que d�un PMS. Cependant elles figurent dans notre top 10 cars combin�es aux autres elles vous donnent le logiciel de gestion le plus complet qui existe et le plus qualitatif.  

5 � La fonctionnalit� : gestion des donn�es clients 

Les informations clients valent aujourd�hui des milliers voir des millions d�euros. De nombreuses grandes entreprises payent cher pour se fournir ses bases d�informations clients, qui sont aujourd�hui indispensables pour les strat�gies de communication et de marketing. Ces donn�es clients num�riques sont souvent appel�es de fa�on raccourcies DATA.

??Pour vous h�telier avoir un outil qui g�re toutes ces informations clients vous permet :

– La cr�ation d�une fiche personnalis�e, avec ses pr�f�rences, ses d�sirs, ses allergies, son r�gime alimentaire… 

– D�avoir une large base de client � recontacter en basse saison par exemple, pour leur proposer vos offres exclusives.

– ??De proposer un service sur mesure aux voyageurs en fonction de leur condition : famille avec enfant, personne � mobilit� r�duite, personne atteinte d�un handicap visuel ou auditif…

6 : La fonctionnalit� : gestion du calendrier en temps r�el 

Le planning est l�un des outils h�teliers qui a le plus vite �volu�. Les plannings r�alis�s � la main ou ceux faits informatiquement puis imprim�s, sont vite devenus obsol�tes. 

Aujourd�hui un bon logiciel de gestion vous propose des plannings : 

– Modernes avec une visualisation globale, allant de 1 � 90 jours, en mode plein �cran.

– Qui s�exportent facilement sous diff�rents formats pour les imprimer ou de les partager.

– Faciles � lire avec des l�gendes de couleurs pour d�finir les arriv�es, les d�parts, les r�servations en attente…

– Qui offrent une vue g�n�rale sur l�occupation des chambres.

– Simples � g�rer, � modifier ou � compl�ter, gr�ce � des syst�mes de case � cocher, de � glisser-l�cher �, de pictogramme et de codes couleur.

7 : La fonctionnalit� : facturation

Connecter � votre syst�me de paiement, cette fonctionnalit� vous permet de g�rer vos factures pour ne plus courir apr�s les impay�es par exemple. Class�es par dates, par situation les factures sont facilement retrouvables et peuvent �tre export�es sous divers formats. Un gain de temps pr�cieux pour vous et votre comptable ! 

8 : La fonctionnalit� : cr�ation de rapports 

� partir de vos factures cr�ez des rapports comptables et fiscaux en un seul clic et �pargnez-vous des maux de t�te et des longues soir�es.??R�alisez sans stress vos d�clarations annuelles et mensuelles. R�alisez vos pr�visions et anticipez les saisons � venir.

9 : La fonctionnalit� : gestion du personnel 

Gr�ce au calendrier et � ses diverses options, votre logiciel de gestion peut vous aider dans la gestion de votre personnel et plus particuli�rement votre personnel de chambres. En fonction des r�servations �tablissez gr�ce � un code couleur, l��tat des chambres et le travail � faire. Attribuer ensuite simplement le nettoyage � votre personnel qui n�aura plus qu�� � cocher � une fois le travail r�alis�.

10 : La fonctionnalit� : channel manager

Comment g�rer les r�servations lorsque vos chambres sont disponibles sur votre site internet et sur les OTAs (Booking.com, Hotels.com, Airbnb…) ?

Gr�ce � un channel manager. Cette derni�re fonctionnalit� de notre top 10 rend impossible le surbooking. Gagner en tranquillit�, il s�occupe lui-m�me d�enlever la disponibilit� de la chambre de tous les sites une fois que celle-ci est r�serv�e.

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?Cet article vous a aid� ? Vous souhaitez d�couvrir un logiciel de gestion tout-en-un pour votre h�tel? ??Un site internet sur mesure, plus de r�servations directes et moins de commissions, �a vous int�resse ? Demandez la d�monstration