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PMS d’hôtel : 10 fonctionnalités à évaluer avant l’achat

Melanie - 7 Aug, 2020

Table des matières

Vous souhaitez vous tourner vers le digital pour la gestion de votre activit� h�teli�re ?

L�outil qu�il vous faut est un PMS (Proprety Management System). C�est un logiciel aux multiples fonctions qui vous aide dans vos t�ches quotidiennes : la gestion des r�servations, le calendrier, la facturation… Il vous permettra de gagner un temps important sur toutes vos t�ches administratives.

Il existe de nombreuses offres de PMS sur le march� et pour vous aider nous avons r�alis� un comparatif des 10 meilleurs PMS de 2020.

La grande majorit� des h�teliers connaissent de fa�on superficielle les capacit�s de leur PMS. Et c�est tout � fait normal. De nombreux propri�taires d�h�tels re�oivent une pr�sentation assez sommaire de leur logiciel. Vous connaissez donc les fonctionnalit�s principales, mais pas toutes les possibilit�s qu�elles ont � vous offrir.

Nous vous proposons donc de d�couvrir de fa�on d�taill�e 10 fonctionnalit�s qu�offrent les bons PMS.

Vous aurez ainsi toutes les cl�s en main pour r�aliser le meilleur achat possible.

Les 10 fonctionnalit�s

* Important : Toutes les fonctionnalit�s de votre PMS sont reli�es entre elles. Les processus sont automatis�s, par exemple si vous r�alisez un changement dans la cat�gorie r�servation il se fera automatiquement dans la cat�gorie planning.

1. La vision et la gestion de votre planning

Votre planning est pour vous un indispensable. C�est le cas pour tous les gestionnaires d�h�tel. C�est l��l�ment de r�f�rence, pour l�organisation et la gestion de l��tablissement.

Gr�ce � lui vous pouvez :

Avoir une visualisation globale, allant de 1 � 90 jours, en mode plein �cran.
Garder une visibilit� sur tout le planning pass�.
Importer votre planning afin de l�imprimer ou de la partager.
Mettre en place des l�gendes de couleurs pour d�finir les arriv�es, les d�parts, les r�servations en attente…
Mettre en place une l�gende pour avoir une vue g�n�rale sur l�occupation des chambres.

Enfin un bon PMS vous permettra aussi de g�rer toutes ces fonctionnalit�s simplement avec des syst�mes de case � cocher, de � glisser-l�cher �, de pictogramme et de codes couleur.

2. La gestion des r�servations

Il est important de ne pas confondre un PMS avec un syst�me de r�servation ou un channel manager. Le PMS n�est pas le logiciel qui permet au voyageur de r�server sur votre site. Ce n�est pas non plus l�outil qui va connecter tous vos calendriers avec tous vos canaux de distribution. ??

C�est un outil qui vous permet de g�rer les r�servations en interne. Il vous est uniquement destin� et vous aide une fois les r�servations pass�es.

??Les fonctionnalit�s importantes � noter sont :

L�attribution des chambres par type ou num�ro au moment de la r�servation.
Le sur-classement de certaines r�servations.
La cr�ation d�une fiche personnalis�e pour votre client avec ses pr�f�rences, ses d�sirs, ses allergies, son r�gime alimentaire…
Les r�servations de groupe, la gestion des groupes et de leurs chambres.
La recherche rapide des disponibilit�s.
L�impression des fiches de r�servation � renvoyer au client au besoin.
La gestion d��v�nements locaux.
Le nombre d�enfants avec leur �ge, pour mettre en place le mat�riel adapt�.
Les r�servations par nationalit�s.

Enfin votre PMS s�occupera de mettre � jour automatiquement les fichiers des clients.

3. La facturation

Cette partie concerne la mise en place de vos tarifs, de vos offres, de vos promotions. Mais aussi la gestion des paiements et la cr�ation des factures.

??Le PMS vous permet :

La mise en place d�une tarification saisonni�re.
La mise en place d�une facturation multiple.
Une facturation sp�ciale pour les espaces bar et restaurant de l�h�tel.
Une facturation dite � libre � pour les clients de passage, d�une nuit ou sans r�servation.
La gestion des extras.
La gestion des taxes en fonction des articles.
Le versement en amont des arrhes.
La mise en place de forfaits tarifaires particuliers : pension compl�te, demi-pension, petit-d�jeuner�
Le choix du mode de r�glement des arrhes, des extras et du s�jour.
Le t�l�chargement et l�envoie des factures sous format PDF ou autres, pour les clients ou les fournisseurs.
Le param�trage des factures en langage DVML.
Le choix du nombre d�exemplaires.
Le regroupement d�articles sur facture.

4 � Gestion des arriv�es et des d�parts

Les check-in et les check-out se font en plusieurs �tapes et demandent de l�organisation. Pour ne rien n�oublier et pour ne pas faire attendre le voyageur trop longtemps le PMS est un atout incontestable.

G�rez ainsi :

Les arriv�es pr�vues ou impr�vues.
Les arriv�es de groupe.
La saisie automatique de la pr�-facture.
Le m�mo client.
La liste des arriv�es du jour.
Le pr�visionnel du CA sur s�jours en cours.
L�impression des fiches d�arriv�es.
Les d�parts pr�vus et impr�vus.
La facturation des extras au moment du d�part.
La v�rification des chambres au moment du d�part et le rendu de la cl�.
La facturation finale de fin de s�jour.
Les retours voyageurs sur leur s�jour.

5- Gestion et outils

Gr�ce aux fonctionnalit�s de gestion et aux outils de votre PMS, vous pourrez facilement :

G�rer les fichiers clients.
G�n�rer les historiques des s�jours clients.
R�imprimer les factures via l�historique au besoin.
Exporter les donn�es analys�es.
Envoyer des emails avant l�arriv�e du client et apr�s son s�jour pour garder le contact et le tenir au courant.
Mettre en place une gestion multi-�tablissements.
�tablir des donn�es de gestion pr�visionnelles.
Avoir un contr�le des �No-show� (Clients non arriv�s).
Avoir un contr�le des �No-pay� (Arrhes non re�ues).
R�aliser si besoin un d�logement ou une permutation de chambres.
Sortir les statistiques r�elles, pour r�aliser des pr�visions sur le CA et ajuster les quantit�s.
Faire des modifications rapides de l��tat des chambres.
Faire des recherches multicrit�res de s�jours pour retrouver des clients dans la base de donn�es.
Pouvoir rechercher les d�biteurs � relancer.
Faire une segmentation des articles par famille.

6 – Le tableau de bord

Le tableau de bord c�est le cerveau du logiciel. C�est le point de pilotage de tout votre h�tel. L�interface et les fonctionnalit�s du tableau de bord peuvent vraiment faire la diff�rence d�un PMS � un autre.

Depuis celui-ci vous devez pouvoir g�rer :

L�impression de vos factures clients et fournisseurs.
La TVA/CA mensuelle.
La r�ception, la caisse et les annulations.
Le pr�visionnel d�occupation, le CA sur les r�servations.
Les forfaits et les articles.
La relance des clients.

Vous devez avoir acc�s � :

Votre chiffre d�affaires, vos ventes et main courante.
� vos encaissements, et vos arrhes.
Aux statuts des chambres.
Aux d�parts / aux arriv�es pr�vues.
Aux d�parts effectu�s, aux clients pr�sents.
� l�aper�u des documents avant impression.
Aux statistiques diverses.

7 � Communication

Les fonctionnalit�s de communication du PMS vous permettent :

La confirmation des r�servations : envoi automatique au client d�un document r�capitulatif muni de visuels (images, photos, plan d�acc�s�) confirmant la r�servation. C�est un document 100% param�trable et r�alisable en plusieurs langues.

De g�rer vos campagnes d�emailing : solution int�gr�e et automatis�e d�envoi d�emails pour vos clients et futurs clients.

R�cup�ration des donn�es pour la communication : export automatique des donn�es (mail, t�l�phone), vers certains op�rateurs sp�cialis�s dans les solutions de marketing direct (courriers, email, sms).

8 – Connectivit�

Le PMS ne repr�sente pas � lui tout seul, tous les outils de gestion pour votre h�tel. Il vous faudra d�autres logiciels en compl�ment. Mais pour ne pas d�multipliez vos acc�s et vos interfaces web, le PMS peut se connecter avec vos autres logiciels, et devenir la seule interface. Ainsi � partir de votre tableau de bord vous pourrez manager vos autres logiciels comme le channel manager ou le syst�me de r�servation.

V�rifiez les fonctions de connectivit� suivantes de votre PMS, pour vous simplifier la vie :

Connectivit� avec des channels manager
Connectivit� avec des logiciels de r�servations pr�sents sur les sites internet.
Connectivit� avec le gestionnaire de votre site internet.
Connectivit� avec le logiciel de satisfaction et avis clients.
Connectivit� avec le logiciel de Yield management.
Connectivit� avec les logiciels de comptabilit�.

9 � La gestion du planning des m�nages

Comme dit en introduction le PMS vous simplifie les t�ches administratives quotidiennes. Et notamment les calendriers des m�nages pour le personnel de chambre.

Termin� le tableau fait � la main au d�but de chaque semaine ou mois. Maintenant vous pouvez cr�er votre tableau rapidement dans un espace d�di� du PMS. En vous appuyant sur le calendrier des arriv�es et des d�parts �tablissez gr�ce � un code couleur, l��tat des chambres et le travail � faire. Attribuer ensuite simplement le nettoyage � votre personnel qui pourra � cocher � une fois le travail r�alis�.

10 � L�analyse et la cr�ation de rapports

� partir des diff�rentes fonctionnalit�s pr�sent�es au-dessus (facturation, planning, arriv�es et d�parts…), le PMS vous fournit des analyses chiffr�es et des rapports sur votre activit�. Tr�s pratique pour r�aliser vos pr�visions saisonni�res, annuelles et mensuelles. Ou encore pour ajuster vos commandes aupr�s de vos fournisseurs.

Cette derni�re fonctionnalit� d�analyse et de cr�ation de rapports est �galement utile pour la gestion de votre personnel. Vous pourrez en effet avoir de pr�cieuses informations sur le travail de vos �quipes, le temps et la satisfaction de vos employ�s. Afin de pouvoir analyser et augmenter leur productivit�.

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