PMS d’hôtel : 10 fonctionnalités à évaluer avant l’achat

Vous souhaitez vous tourner vers le digital pour la gestion de votre activité hôtelière ?

L’outil qu’il vous faut est un PMS (Proprety Management System). C’est un logiciel aux multiples fonctions qui vous aide dans vos tâches quotidiennes : la gestion des réservations, le calendrier, la facturation… Il vous permettra de gagner un temps important sur toutes vos tâches administratives.

Il existe de nombreuses offres de PMS sur le marché et pour vous aider nous avons réalisé un comparatif des 10 meilleurs PMS de 2020.

La grande majorité des hôteliers connaissent de façon superficielle les capacités de leur PMS. Et c’est tout à fait normal. De nombreux propriétaires d’hôtels reçoivent une présentation assez sommaire de leur logiciel. Vous connaissez donc les fonctionnalités principales, mais pas toutes les possibilités qu’elles ont à vous offrir. 

Nous vous proposons donc de découvrir de façon détaillée 10 fonctionnalités qu’offrent les bons PMS.

Vous aurez ainsi toutes les clés en main pour réaliser le meilleur achat possible. 

Les 10 fonctionnalités 

* Important : Toutes les fonctionnalités de votre PMS sont reliées entre elles. Les processus sont automatisés, par exemple si vous réalisez un changement dans la catégorie réservation il se fera automatiquement dans la catégorie planning.

1. La vision et la gestion de votre planning

Votre planning est pour vous un indispensable. C’est le cas pour tous les gestionnaires d’hôtel. C’est l’élément de référence, pour l’organisation et la gestion de l’établissement. 

Grâce à lui vous pouvez :

• Avoir une visualisation globale, allant de 1 à 90 jours, en mode plein écran.
• Garder une visibilité sur tout le planning passé.
• Importer votre planning afin de l’imprimer ou de la partager.
• Mettre en place des légendes de couleurs pour définir les arrivées, les départs, les réservations en attente…
• Mettre en place une légende pour avoir une vue générale sur l’occupation des chambres.

Enfin un bon PMS vous permettra aussi de gérer toutes ces fonctionnalités simplement avec des systèmes de case à cocher, de « glisser-lâcher », de pictogramme et de codes couleur.

2. La gestion des réservations

Il est important de ne pas confondre un PMS avec un système de réservation ou un channel manager. Le PMS n‘est pas le logiciel qui permet au voyageur de réserver sur votre site. Ce n’est pas non plus l’outil qui va connecter tous vos calendriers avec tous vos canaux de distribution. 



C’est un outil qui vous permet de gérer les réservations en interne. Il vous est uniquement destiné et vous aide une fois les réservations passées.



Les fonctionnalités importantes à noter sont : 

• L’attribution des chambres par type ou numéro au moment de la réservation.
• Le sur-classement de certaines réservations.
• La création d’une fiche personnalisée pour votre client avec ses préférences, ses désirs, ses allergies, son régime alimentaire… 
• Les réservations de groupe, la gestion des groupes et de leurs chambres.
• La recherche rapide des disponibilités.
• L’impression des fiches de réservation à renvoyer au client au besoin.
• La gestion d’événements locaux.
• Le nombre d’enfants avec leur âge, pour mettre en place le matériel adapté.
• Les réservations par nationalités.

Enfin votre PMS s’occupera de mettre à jour automatiquement les fichiers des clients.

3. La facturation

Cette partie concerne la mise en place de vos tarifs, de vos offres, de vos promotions. Mais aussi la gestion des paiements et la création des factures.



Le PMS vous permet : 

• La mise en place d’une tarification saisonnière.
• La mise en place d’une facturation multiple.
• Une facturation spéciale pour les espaces bar et restaurant de l’hôtel.
• Une facturation dite « libre » pour les clients de passage, d’une nuit ou sans réservation.
• La gestion des extras.
• La gestion des taxes en fonction des articles.
• Le versement en amont des arrhes.
• La mise en place de forfaits tarifaires particuliers : pension complète, demi-pension, petit-déjeuner…
• Le choix du mode de règlement des arrhes, des extras et du séjour.
• Le téléchargement et l’envoie des factures sous format PDF ou autres, pour les clients ou les fournisseurs.
• Le paramétrage des factures en langage DVML.
• Le choix du nombre d’exemplaires.
• Le regroupement d’articles sur facture.

4 – Gestion des arrivées et des départs 

Les check-in et les check-out se font en plusieurs étapes et demandent de l’organisation. Pour ne rien n’oublier et pour ne pas faire attendre le voyageur trop longtemps le PMS est un atout incontestable.

Gérez ainsi : 

• Les arrivées prévues ou imprévues.
• Les arrivées de groupe.
• La saisie automatique de la pré-facture.
• Le mémo client.
• La liste des arrivées du jour.
• Le prévisionnel du CA sur séjours en cours.
• L’impression des fiches d’arrivées.
• Les départs prévus et imprévus.
• La facturation des extras au moment du départ.
• La vérification des chambres au moment du départ et le rendu de la clé.
• La facturation finale de fin de séjour.
• Les retours voyageurs sur leur séjour.

5- Gestion et outils

Grâce aux fonctionnalités de gestion et aux outils de votre PMS, vous pourrez facilement : 

• Gérer les fichiers clients.
• Générer les historiques des séjours clients.
• Réimprimer les factures via l’historique au besoin.
• Exporter les données analysées.
• Envoyer des emails avant l’arrivée du client et après son séjour pour garder le contact et le tenir au courant.
• Mettre en place une gestion multi-établissements.
• Établir des données de gestion prévisionnelles.
• Avoir un contrôle des ‘No-show’ (Clients non arrivés).
• Avoir un contrôle des ‘No-pay’ (Arrhes non reçues).
• Réaliser si besoin un délogement ou une permutation de chambres.
• Sortir les statistiques réelles, pour réaliser des prévisions sur le CA et ajuster les quantités.
• Faire des modifications rapides de l’état des chambres.
• Faire des recherches multicritères de séjours pour retrouver des clients dans la base de données.
• Pouvoir rechercher les débiteurs à relancer.
• Faire une segmentation des articles par famille.

6 – Le tableau de bord

Le tableau de bord c’est le cerveau du logiciel. C’est le point de pilotage de tout votre hôtel. L’interface et les fonctionnalités du tableau de bord peuvent vraiment faire la différence d’un PMS à un autre. 

Depuis celui-ci vous devez pouvoir gérer :

• L’impression de vos factures clients et fournisseurs.
• La TVA/CA mensuelle.
• La réception, la caisse et les annulations.
• Le prévisionnel d’occupation, le CA sur les réservations.
• Les forfaits et les articles.
• La relance des clients.

Vous devez avoir accès à : 

• Votre chiffre d’affaires, vos ventes et main courante.
• À vos encaissements, et vos arrhes.
• Aux statuts des chambres.
• Aux départs / aux arrivées prévues.
• Aux départs effectués, aux clients présents.
• À l’aperçu des documents avant impression.
• Aux statistiques diverses.

7 – Communication 

Les fonctionnalités de communication du PMS vous permettent : 

La confirmation des réservations : envoi automatique au client d’un document récapitulatif muni de visuels (images, photos, plan d’accès…) confirmant la réservation. C’est un document 100% paramétrable et réalisable en plusieurs langues. 

De gérer vos campagnes d’emailing : solution intégrée et automatisée d’envoi d’emails pour vos clients et futurs clients. 

Récupération des données pour la communication : export automatique des données (mail, téléphone), vers certains opérateurs spécialisés dans les solutions de marketing direct (courriers, email, sms).

8 – Connectivité

Le PMS ne représente pas à lui tout seul, tous les outils de gestion pour votre hôtel. Il vous faudra d’autres logiciels en complément. Mais pour ne pas démultipliez vos accès et vos interfaces web, le PMS peut se connecter avec vos autres logiciels, et devenir la seule interface. Ainsi à partir de votre tableau de bord vous pourrez manager vos autres logiciels comme le channel manager ou le système de réservation. 

Vérifiez les fonctions de connectivité suivantes de votre PMS, pour vous simplifier la vie :

• Connectivité avec des channels manager 
• Connectivité avec des logiciels de réservations présents sur les sites internet.
• Connectivité avec le gestionnaire de votre site internet.
• Connectivité avec le logiciel de satisfaction et avis clients.
• Connectivité avec le logiciel de Yield management.
• Connectivité avec les logiciels de comptabilité.

9 – La gestion du planning des ménages

Comme dit en introduction le PMS vous simplifie les tâches administratives quotidiennes. Et notamment les calendriers des ménages pour le personnel de chambre. 

Terminé le tableau fait à la main au début de chaque semaine ou mois. Maintenant vous pouvez créer votre tableau rapidement dans un espace dédié du PMS. En vous appuyant sur le calendrier des arrivées et des départs établissez grâce à un code couleur, l’état des chambres et le travail à faire. Attribuer ensuite simplement le nettoyage à votre personnel qui pourra « cocher » une fois le travail réalisé.

10 – L’analyse et la création de rapports 

À partir des différentes fonctionnalités présentées au-dessus (facturation, planning, arrivées et départs…), le PMS vous fournit des analyses chiffrées et des rapports sur votre activité. Très pratique pour réaliser vos prévisions saisonnières, annuelles et mensuelles. Ou encore pour ajuster vos commandes auprès de vos fournisseurs. 

Cette dernière fonctionnalité d’analyse et de création de rapports est également utile pour la gestion de votre personnel. Vous pourrez en effet avoir de précieuses informations sur le travail de vos équipes, le temps et la satisfaction de vos employés. Afin de pouvoir analyser et augmenter leur productivité.

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