L’impatto del GDPR nel settore alberghiero – parte 2

Nonostante il quadro (un po’) cupo della scorsa settimana, il GDPR non metter� fine alle azioni di marketing alberghiero o al mantenimento delle relazioni con i clienti.

Questo necessario adattamento rappresenta una vera e propria sfida per tutti gli albergatori. Tuttavia, � possibile trarre vantaggio da ci� migliorando la propria strategia per i clienti. In effetti, questo regolamento richieder� una migliore conoscenza dei dati dei clienti. Ci� consentir� di mettere in atto azioni di marketing pi� rilevanti.

Quali azioni devono essere intraprese?

� Nominare un responsabile della protezione dei dati

Nell’ambito di questo regolamento, ogni azienda deve nominare un responsabile della protezione dei dati. Quest’ultimo sar� responsabile dell’attuazione di un piano d’azione per rendere la societ� conforme al GDPR.

� Analisi dei dati memorizzati

Ogni albergatore deve effettuare un inventario completo dei dati dei clienti che memorizza nell’ambito della propria attivit�. Il campo di applicazione si estende ai dati memorizzati internamente o presso un subappaltatore. � innanzitutto necessario determinare tutti i canali di acquisizione di queste informazioni:

• Sito web dell’albergatore,

• Ricevimento dell’hotel,

• Ristorante, Bar, Spa…

• OTA,

• Telefono,

• Mails 

Ogni canale riceve diversi tipi di informazioni. La reception, il ristorante e il bar ricevono informazioni su eventuali allergie o abitudini alimentari del cliente. L’addetto alla reception raccoglie informazioni sulle preferenze del cliente.

Lo scopo di questo inventario � quello di conoscere la natura di ogni informazione ricevuta da ogni cliente e se viene conservata.

L’albergatore dovr� quindi stabilire se ogni informazione memorizzata � necessaria per la continuazione della sua attivit�. Dovr� poi creare un’organizzazione che permetta di trasmettere rapidamente questi dati in caso di richiesta del cliente. Questa “introspezione” pu� essere di reale interesse per l’attivit� dell’albergatore perch� permette la massima ottimizzazione dei dati memorizzati. Ci� significa che i dati non necessari non vengono salvati.

� Creazione di un “registro dati”.

Questo “data-register” � un documento che elenca tutti i tipi di dati memorizzati e dove vengono memorizzati. Questa � una “mappa” del database clienti dell’albergatore.

� Sicurezza della rete e del server

� necessario testare la sicurezza dell’architettura IT per poter dimostrare l’elevato livello di protezione dei dati dei clienti memorizzati. Questa protezione comprende l’uso di server sicuri e la limitazione dell’accesso alle informazioni.

� Aggiornamento di tutti i documenti legali

Le note legali per i clienti devono essere aggiornate per rispettare la nuova normativa. Ci� include l’informazione dei clienti sull’uso che viene fatto di ogni dato memorizzato.

Allo stesso modo, l’operatore dell’hotel dovr� rivedere i subappalti se le informazioni dei clienti vengono elaborate o memorizzate all’esterno.

� Formazione dei dipendenti sui nuovi standard in vigore

L’albergatore dovr� stabilire una politica di formazione per i suoi dipendenti. Questo dar� loro una comprensione completa di ci� che questo nuovo regolamento comporta. Questo piano di formazione continua permetter� la migliore integrazione possibile di ogni nuovo dipendente. Contribuir� inoltre a mantenere un alto livello di conoscenza tra tutti i dipendenti.