L’impatto del GDPR nel settore alberghiero – parte 2

Nonostante il quadro (un po’) cupo della scorsa settimana, il GDPR non metterà fine alle azioni di marketing alberghiero o al mantenimento delle relazioni con i clienti.

Questo necessario adattamento rappresenta una vera e propria sfida per tutti gli albergatori. Tuttavia, è possibile trarre vantaggio da ciò migliorando la propria strategia per i clienti. In effetti, questo regolamento richiederà una migliore conoscenza dei dati dei clienti. Ciò consentirà di mettere in atto azioni di marketing più rilevanti.

Quali azioni devono essere intraprese?

• Nominare un responsabile della protezione dei dati

Nell’ambito di questo regolamento, ogni azienda deve nominare un responsabile della protezione dei dati. Quest’ultimo sarà responsabile dell’attuazione di un piano d’azione per rendere la società conforme al GDPR.

• Analisi dei dati memorizzati

Ogni albergatore deve effettuare un inventario completo dei dati dei clienti che memorizza nell’ambito della propria attività. Il campo di applicazione si estende ai dati memorizzati internamente o presso un subappaltatore. È innanzitutto necessario determinare tutti i canali di acquisizione di queste informazioni:

• Sito web dell’albergatore,

• Ricevimento dell’hotel,

• Ristorante, Bar, Spa…

• OTA,

• Telefono,

• Mails 

Ogni canale riceve diversi tipi di informazioni. La reception, il ristorante e il bar ricevono informazioni su eventuali allergie o abitudini alimentari del cliente. L’addetto alla reception raccoglie informazioni sulle preferenze del cliente.

Lo scopo di questo inventario è quello di conoscere la natura di ogni informazione ricevuta da ogni cliente e se viene conservata.

L’albergatore dovrà quindi stabilire se ogni informazione memorizzata è necessaria per la continuazione della sua attività. Dovrà poi creare un’organizzazione che permetta di trasmettere rapidamente questi dati in caso di richiesta del cliente. Questa “introspezione” può essere di reale interesse per l’attività dell’albergatore perché permette la massima ottimizzazione dei dati memorizzati. Ciò significa che i dati non necessari non vengono salvati.

• Creazione di un “registro dati”.

Questo “data-register” è un documento che elenca tutti i tipi di dati memorizzati e dove vengono memorizzati. Questa è una “mappa” del database clienti dell’albergatore.

• Sicurezza della rete e del server

È necessario testare la sicurezza dell’architettura IT per poter dimostrare l’elevato livello di protezione dei dati dei clienti memorizzati. Questa protezione comprende l’uso di server sicuri e la limitazione dell’accesso alle informazioni.

• Aggiornamento di tutti i documenti legali

Le note legali per i clienti devono essere aggiornate per rispettare la nuova normativa. Ciò include l’informazione dei clienti sull’uso che viene fatto di ogni dato memorizzato.

Allo stesso modo, l’operatore dell’hotel dovrà rivedere i subappalti se le informazioni dei clienti vengono elaborate o memorizzate all’esterno.

• Formazione dei dipendenti sui nuovi standard in vigore

L’albergatore dovrà stabilire una politica di formazione per i suoi dipendenti. Questo darà loro una comprensione completa di ciò che questo nuovo regolamento comporta. Questo piano di formazione continua permetterà la migliore integrazione possibile di ogni nuovo dipendente. Contribuirà inoltre a mantenere un alto livello di conoscenza tra tutti i dipendenti.