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Software di prenotazione per hotel : ecco una guida per scegliere quello giusto

Ogni hotel deve prima o poi convertirsi al digitale. 


Come fare? Da dove cominciare?


Siamo consapevoli che questo cambiamento pone vari quesiti e siamo qui per rispondervi.


La maggior parte dei proprietari inizia mettendo il proprio hotel sulle piattaforme di prenotazione online. Chiamate comunemente OTA, sono diventate leader nel settore alberghiero: Booking.com, Airbnb, Hotels.com, giusto per citarne alcune.


Oggi questi colossi monopolizzano le prenotazioni delle camere d’hotel su internet. Il loro sostentamento è rappresentato da una percentuale importante prelevata su ogni prenotazione. 


Risultato : molti proprietari di hotel si ritrovano ogni mese a pagare delle cifre esorbitanti a queste piattaforme. 


Nonostante siano ancora molto utilizzate, le piattaforme di questo tipo sono sempre meno apprezzate dai viaggiatori. Il 52% di loro utilizza le piattaforme come una sorta di catalogo per trovare gli hotel, per poi recarsi direttamente sul sito dell’hotel scelto per effettuare la prenotazione. Per quale ragione? Per avere più informazioni sull’offerta, guardare le foto delle camere, valutare la struttura nel suo complesso e soprattutto assicurarsi il prezzo più conveniente. 


Per abbattere i costi di commissione e soddisfare al meglio le aspettative dei viaggiatori è necessario avere un sistema di prenotazioni online.

Innanzitutto, devi creare il tuo sito internet, se non lo hai già. Dovrà essere la perfetta copia digitale del tuo hotel. Sarà il mezzo che ti consentirà di far scoprire al maggior numero di persone il tuo mondo e la tua offerta. 


Un sito internet, però, non è solo una vetrina digitale. Dando la possibilità di prenotare direttamente una camera, diventerà uno strumento commerciale e di marketing molto potente. 


I vantaggi per te e per gli ospiti


Ecco una lista (non esaustiva) dei vantaggi di avere un sistema di prenotazione integrato al tuo sito internet : 


Il primo, ormai lo avrai capito, è il risparmio sulle commissioni di Booking.com e delle altre ghiottissime piattaforme, che riescono a guadagnare, grazie a certe strutture, migliaia di euro al mese.


Il secondo è che darà alla tua struttura un’immagine moderna, al passo con i tempi e molto professionale. 


Ti permetterà di accogliere al meglio gli ospiti al loro arrivo, grazie alle informazioni raccolte durante la prenotazione. Potrai essere preparato, ad esempio, in caso di intolleranze alimentari o di handicap.


Questo strumento semplificherà la tua vita e quella dei tuoi dipendenti. Avrai un netto calo di mail e telefonate per le prenotazioni, poiché il software se ne occuperà per te. 


Infine, è un valore aggiunto per il posizionamento sui motori di ricerca del tuo hotel. 


E ora ecco una lista (anche in questo caso non esaustiva) dei vantaggi per gli ospiti 


Gli ospiti possono prenotare in qualsiasi momento e da dovunque si trovino. Dal sito potranno selezionare le camere e le opzioni che desiderano in base alla disponibilità. 


Si tratta di un guadagno di tempo per i viaggiatori che vanno di fretta, poiché la prenotazione è molto più rapida rispetto al telefono o alla mail. 


I tuoi clienti si sentiranno più sicuri prenotando attraverso un canale dedicato. Sono inoltre rassicurati dall’e-mail di conferma che ricevono dopo la prenotazione. 


La nostra guida in 5 punti chiave  


L’offerta di software di prenotazione si è ampliata in questi anni: ce ne sono di tutti i prezzi e di qualità molto diverse. 

Leggi i nostri 5 punti chiave su come fare la scelta giusta e ottenere il miglior software. 


1 : L’importanza della customer experience 


Il 52% dei clienti che cerca di prenotare direttamente senza servirsi di un’OTA si aspetta uno standard elevato. 


Un buon sistema di prenotazione dev’essere paragonabile a quello delle piattaforme dal punto di vista della semplicità di prenotazione, ma superiore a queste ultime per la customer experience globale e per le possibilità che offre.


Un sistema di prenotazione coi fiocchi deve consentirti di tenere sotto controllo l’esperienza dei clienti : 


• Un sito web chiaro e di design accessibile da cellulare. Per consentire ai viaggiatori di prenotare in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. 

• Un processo rapido, un’e-mail di conferma per rassicurare il cliente dell’avvenuta conferma della sua prenotazione. 

• Un'interfaccia multilingue per rendere accessibile la prenotazione a tutte le nazionalità.


2 : Un sistema intuitivo facile da gestire


Se ben progettato, è un sistema di prenotazione che non ti complica la vita, ma te la semplifica ogni giorno. 


Per evitare che chi prenota provi frustrazione, il sistema propone solo le camere disponibili nelle date selezionate. 


Cambia con un solo clic il prezzo e la disponibilità delle tue camere. È perfetto per il Revenue Management della tua attività.


Infine, non dimenticare che un buon sistema di prenotazione moderno deve riuscire ad integrarsi con il tuo PMS e il tuo Channel manager.


3 : Offri le migliori soluzioni di pagamento 


Per soddisfare al meglio i tuoi ospiti e garantirgli la massima sicurezza, il tuo sistema di prenotazione deve proporre soluzioni di pagamento adatte.


Vale a dire: 


• Accettare diverse carte di credito.

• Accettare carte straniere. 

• Accettare assegni e buoni vacanza. 

• Permettere ai clienti di pagare il loro soggiorno in loco, pagando solo un acconto o una caparra al momento della prenotazione. 

• Avere partner bancari online di fiducia come Stripe o Paypal.


Ti consentirà di:


• Automatizzare i pagamenti, senza bisogno di intervenire manualmente.

• Lottare efficacemente contro le truffe.

• Gestire gli acconti con semplicità. Con un clic potrai rimborsarli, per esempio, in caso di cancellazione.


4 : Controllare i dati dei tuoi ospiti


I dati dei tuoi clienti sono un’importante fonte di informazioni e sono essenziali per fidelizzarli. Un buon database ti permetterà di condividere facilmente le tue offerte, i tuoi pacchetti promozionali e i tuoi nuovi servizi.


Invia e-mail personalizzate in base alle schede dei tuoi clienti, create al momento della prenotazione. Tieni conto di gusti, preferenze e abitudini di viaggio quando invii le tue offerte.


Oltre a chiedere commissioni, le OTA non comunicano tutte le informazioni dei viaggiatori agli hotel. Molto spesso non condividono gli indirizzi e-mail dei clienti, né i contatti dell'hotel con i clienti. Obbligano quindi viaggiatori e alberghi ad avere scambi attraverso la sola piattaforma. 


Tieni a mente che i dati dei clienti hanno un valore di mercato molto alto. Sono necessarie per l'attuazione di tutte le strategie di comunicazione e di marketing. Oltre a non fornire queste informazioni, le OTA le rivendono a prezzo d'oro a diverse aziende.


Il fatto di avere il controllo sui dati dei clienti è quindi un altro dei tanti vantaggi della prenotazione diretta.


5 : Il tuo asso nella manica


Le numerose impostazioni presenti all’interno dei software di prenotazione di qualità li rendono degli strumenti di vendita eccezionali.

Al momento della prenotazione, sfrutta l’occasione per proporre ai clienti le tue formule e offerte particolari.


Alcuni esempi di offerte : 


• “Rimani anche il fine settimana e ottieni uno sconto!” 

• “Approfitta dell'offerta spa prenotando una camera doppia Deluxe!” 

• “Se prenoti un soggiorno in mezza pensione ottieni un accesso gratis illimitato alla palestra!” 


Esistono numerose possibilità per sviluppare la tua attività e convincere i clienti. 


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Un altro articolo sulle prenotazioni dirette : 


> Perché il sito del vostro hotel deve essere reattivo?


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