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Comment gérer un hôtel sans réservation

Hôtel sans réservation : comment ça marche ?

Il arrive parfois qu’un voyageur arrive à l’improviste et demande à obtenir une chambre, cela sans avoir effectué de réservation. En tant qu’hôtelier, sachez que cela est tout à fait possible. En effet, les hôtels sans réservation sont très recherchés par une certaine catégorie de personnes, notamment ceux qui décident de partir en voyage à la dernière minute ou les aventuriers.


Comment réserver un hôtel sans payer ? Quels sont les documents à présenter ? Comment fonctionnent les hôtels sans réservation ? Toutes les réponses résident dans cet article.


Comment faire fonctionner un hôtel ?


Le fonctionnement d’un hôtel, que ce soit un hôtel sans réservation ou tout autre type d’établissement hôtelier, se base sur une organisation minutieuse et précise établie entre les différents départements. Ces départements fonctionnent généralement suivant un organigramme en pyramide, qui demeure le plus utilisé dans ce secteur. Mais il est tout à fait possible d’opter pour d’autres organigrammes en fonction de la taille, du type et des objectifs de la société.


Voici les départements essentiels pour le fonctionnement d’un hôtel, que ce soit un hôtel d'une à 3 étoiles ou une structure de haut standing à 4 ou 5 étoiles :


  • La direction de l’hôtel : compte les responsables de direction, le directeur ou le gérant qui définissent la politique de l’hôtel, garantissent la bonne communication entre le personnel et s’assurent du bon fonctionnement des services
  • Département des finances : responsable de l’aspect comptable de l’établissement
  • Département des ressources humaines : prendra en charge le recrutement du personnel, l’intégration des nouveaux employés au sein des équipes, les conditions d’embauche et de rémunération…
  • Département des chambres : les chambres sont la principale source de revenus d’un hôtel, ce département s’occupe donc de la maintenance et la réparation des différentes installations qui y sont disponibles
  • Département des ventes et marketing : responsable de la mise en place d’une stratégie de vente et marketing, la présence sur les différents canaux de distribution, vitrine digitale de l’hôtel, campagnes publicitaires en ligne…
  • Le service de réception : qui remplit le rôle d’intermédiaire entre les clients et la direction, il sera chargé de l’accueil des voyageurs, le check-in, check-out…
  • Département de maintenance et entretien : celui-ci sera responsable de la maintenance et la réparation des différentes installations de l’hôtel (climatisations, luminaires, chauffage…)
  • Département d’entretien et de nettoyage : ce département est indispensable dans tout établissement hôtelier afin de veiller à la propreté et au bon rangement des chambres et autres espaces
  • Département alimentation et boissons F&B : comprenant le service de restauration et le bar
  • Département de sécurité : indispensable pour assurer un environnement sécuritaire aux clients et intervenir en cas de besoin


Pourquoi réserver dans un hôtel ?


Les hôteliers recommandent de passer par une réservation afin d’éviter de trouver l’établissement complet au moment d’arriver à la réception. En réservant à l’avance, le client est certain de trouver une chambre à son arrivée, ce qui n’est pas toujours le cas, notamment pendant la haute saison.


Toutefois, il est possible de trouver des hôtels sans réservation, qui acceptent les clients de dernière minute du moment qu’ils ont de la place. Cette pratique est même assez courante, puisqu’elle permet aux hôteliers de remplir leurs chambres, surtout si c’est en saison basse et que le taux d’occupation des chambres est faible.


C’est là que se présentent tous les avantages du système de réservation pour hôtels. Avec cet outil, il vous est possible de visualiser d’un seul coup le nombre de chambres vides et ainsi, les mettre à la disposition du nouvel arrivant. De cette façon, vous optimisez le taux d’occupation de l'établissement et garantissez un maximum de revenus tout en améliorant la gestion globale de l'hôtel. 


Il est également possible de réserver à l'hôtel sans payer d’avance ou même, sans utiliser de carte bancaire. Il suffit que le règlement intérieur de l'établissement le permette. C’est pour cela qu’il est important aux hôteliers de proposer, dans la mesure du possible, des options de paiement alternatives et de mettre en place des dispositifs pour savoir comment garantir une réservation sécurisée dans l’hôtel.


Quel document pour réserver un hôtel ?


Pour effectuer une réservation à l’hôtel sans payer ou même en payant, certains documents sont nécessaires. Concernant la réservation, elle se fait généralement en ligne ou bien par email ou par téléphone. Une fois confirmée, le personnel enverra au client un reçu de confirmation de réservation que ce dernier devra présenter à la réception le jour de son arrivée. Un document d’identité lui sera également demandé (carte d’identité ou bien le passeport). Parfois, il arrive que le passeport demeure en possession du concierge tout au long du séjour, notamment si le client est un étranger.



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Ainsi, il existe des hôtels qui acceptent des clients sans réservation. Cela est même devenu courant puisque ça permet aux propriétaires d’assurer un meilleur taux d’occupation et ainsi, faire doubler leurs revenus.



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