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Cos'è un PMS per Hotel? Significato e funzionamento

Cos’è un PMS per hotel? Alzi la mano chi, almeno una volta, non si è posto questa domanda. Se gestisci un hotel e stai cercando informazioni su come funziona un PMS alberghiero, questo articolo fa decisamente al caso tuo.


Lo svolgimento dell’attività di una struttura alberghiera si è evoluto notevolmente nel corso degli anni, sia dal punto di vista dello sviluppo tecnologico che da quello della diminuzione delle risorse umane impiegate. Nel mercato delle prenotazioni online sono presenti sempre più OTA e, per contenere i costi e migliorare l’agilità organizzativa, molti hotel hanno provveduto ad una riduzione del personale. Questi ed altri aspetti hanno portato ad una crescente necessità di soluzioni tecnologiche che rendano la gestione alberghiera più facile ed efficiente.


Ed è esattamente in questo contesto che si cala il ruolo di un PMS per hotel. In questo articolo, capiamo insieme cos’è un PMS alberghiero, come funziona e quali sono le soluzioni disponibili.


  • PMS per hotel: cos’è? Il significato di PMS
  • Chi può utilizzare un software PMS alberghiero?
  • Come far rendere al meglio un PMS per hotel?
  • I diversi tipi di PMS per hotel
  • L’importanza di avere un PMS software in cloud 
  • Un PMS come gestionale alberghiero per hotel indipendenti
  • Amenitiz: il PMS alberghiero in cloud per il tuo hotel



PMS per hotel: cos’è? Il significato di PMS


Prima di addentrarci nei dettagli, è importante chiarire un concetto primario: cos’è un PMS? Qual è il significato di questo termine?


Un PMS è un software che permette agli hotel di gestire l’assegnazione delle camere, le procedure di check-in e check-out, la fatturazione, la situazione contabile e il tasso di occupazione. Un PMS alberghiero rappresenta quindi uno strumento di importanza strategica, in quanto viene utilizzato dalla maggior parte del personale nella gestione di un hotel.


L’acronimo PMS deriva dall’inglese “Property Management System” (letteralmente “sistema di gestione della proprietà”) ed è quanto mai azzeccato se pensiamo alle molteplici funzioni che questo software può assolvere nella gestione di una struttura alberghiera.


Il mondo dei PMS per hotel è variegato, ed è importante capire quali siano le basi di partenza e gli obiettivi di questo software per andare poi più nel dettaglio sulle funzionalità specifiche e iniziare a capire quale può essere il più adatto per la propria attività.



Chi può utilizzare un software PMS alberghiero?


Nonostante la maggior parte degli strumenti utilizzati in un hotel vadano a beneficio solamente di alcune figure specifiche, come accennavamo, un PMS per hotel è un software utile per tutto il personale alberghiero. Scopriamo quali settori e figure professionali possono beneficiare di un software PMS nello svolgimento del proprio lavoro.



Front Office


Utilizzando un PMS alberghiero, il personale della reception di un hotel può ottimizzare l'intero processo di prenotazione, dal momento della richiesta (tramite walk-in, OTA, o tour operator) passando per l’invio dell'email di conferma, l'assegnazione delle camere e la registrazione degli ospiti al check-in.


Allo stesso modo, gli addetti al front office possono anche accettare e gestire facilmente richieste di cancellazione o modifica delle prenotazioni nonché di upgrade delle camere. Ecco le principali attività che il personale di front office può svolgere grazie ad un PMS per hotel:


  • Registrazione dei dati degli ospiti e comunicazione alle autorità
  • Procedure di check-in e check-out
  • Pianificazione e assegnazione delle camere



Addetti alle pulizie


Un elevato standard di pulizia svolge un ruolo fondamentale nel garantire la soddisfazione degli ospiti. Quando una stanza si libera, il personale della reception può segnalarlo, attraverso il PMS, agli addetti alle pulizie perché provvedano a prepararla per l’ospite successivo. Una volta che la pulizia è stata effettuata, l’addetto o il supervisor può indicare la stanza come “controllata” (e quindi pronta per essere occupata) direttamente tramite il PMS dell’hotel.


Questo scambio di informazioni permette al personale della reception di sapere con velocità e precisione quali stanze sono pronte e, quindi, di offrire agli ospiti una procedura di check-in più rapida. Inoltre, un PMS alberghiero può essere utilizzato anche per pianificare con anticipo le attività di pulizia, assegnare addetti specifici e monitorarne il completamento.



Direttore dell’hotel


Il direttore di un albergo è responsabile della gestione e dell’amministrazione generale della struttura. Questa responsabilità richiede da parte del direttore una corretta pianificazione strategica ed economica, per garantire il successo dell’attività.


Proprio per questo motivo, le funzionalità di un software PMS alberghiero sono importantissime per ottimizzare e semplificare l’aggregazione delle informazioni e dei dati necessari. Un PMS, infatti, può fornire al direttore una serie di report su cui basarsi per prendere decisioni più consapevoli ed efficaci. Fra i report che possono essere generati da un PMS troviamo solitamente:


  • Report sul tasso di occupazione
  • Report sull'andamento delle prenotazioni
  • Report sul fatturato
  • Report sulla durata media dei soggiorni
  • Report contabili e fiscali



Come far rendere al meglio un PMS per hotel?


Ora che ci è più chiara la centralità di un PMS per hotel e quanti reparti di una struttura alberghiera possono beneficiarne, è arrivato il momento di capire nel concreto come poter usare un PMS. La domanda da porsi è questa:


Come posso sfruttare al meglio il mio PMS alberghiero?


E la risposta è: integrandolo con gli strumenti giusti! Esistono, infatti, una serie di funzionalità complementari che, se unite ad un efficiente PMS, possono creare un sistema centralizzato ed automatico con cui gestire praticamente ogni aspetto della tua attività alberghiera. Ecco quali sono.



Channel Manager


L'integrazione tra un software PMS alberghiero e un channel manager è assolutamente un "must". La connessione bidirezionale tra queste due piattaforme ti permetterà di trasferire automaticamente le tue tariffe e le tue disponibilità dal PMS al channel manager, attraverso il quale verranno poi distribuite su tutte le OTA e i portali online con cui collabori.


Allo stesso modo, le prenotazioni effettuate dai tuoi ospiti tramite OTA e altre agenzie vengono istantaneamente aggiornate dal channel manager sul PMS. Questo meccanismo ti permetterà di evitare situazioni di overbooking e prenotazioni doppie.


L’unione tra channel manager e PMS, inoltre, è fondamentale per poter mettere in atto in maniera facile ed automatica la tua strategia di revenue management. Potrai scegliere che tipo di tariffa proporre in base all’OTA o alla stagionalità e utilizzare i tuoi dati e la tua esperienza per massimizzare i tuoi profitti.



Booking Engine


Poter contare su un booking engine è assolutamente indispensabile al giorno d’oggi, soprattutto considerando che gli hotel non sono più soggetti alla parity rate. I viaggiatori sono molto più consapevoli rispetto ad un tempo e sanno di poter ottenere tariffe più vantaggiose sul sito web dell'hotel stesso. Se non hai un booking engine però, tutti gli utenti che riesci ad attrarre sul tuo sito non potranno prenotare direttamente!


Oltre ad avere un booking engine funzionante, e progettato per ricevere prenotazioni da ogni dispositivo, ancor più importante è poterlo integrare al tuo PMS. Avere un sistema di prenotazione fluido ed integrato, che permetta a channel manager, booking engine e PMS di scambiare informazioni automaticamente è fondamentale per avere il controllo completo sul flusso delle tue prenotazioni. 



Sistema di pagamento


La gestione delle prenotazioni e dei flussi di cassa non finisce con la ricezione delle prenotazioni. Ci sono tutta una serie di passaggi relativi ai pagamenti e alla contabilizzazione delle entrate che vanno tenute in considerazione. Affiancare ad un PMS per hotel un efficiente sistema di gestione dei pagamenti è fondamentale per semplificarti la vita.


Integrando questi due strumenti potrai ricevere, gestire e centralizzare facilmente qualsiasi tipo di pagamento, monitorare l’andamento delle transazioni ed emettere le relative fatture ai tuoi ospiti. In sintesi, il sistema di pagamento ti permetterà di accettare e processare pagamenti online in maniera veloce e sicura, mentre il PMS si occuperà di integrare i pagamenti e la loro contabilizzazione nei tuoi processi operativi e fiscali.



I diversi tipi di PMS per hotel


Lo scenario storico e tecnologico nel mercato di questi strumenti è in continuo mutamento, ma possiamo dire ancora oggi che esistono 2 principali categorie di PMS, che variano principalmente in base al modo in cui vengono implementate e al tipo di flessibilità che garantiscono agli albergatori.



PMS in locale


Con il termine PMS “in locale” ci si riferisce a una situazione in cui il software PMS viene installato su uno o più computer in rete presso l’hotel. Quindi, in poche parole, il database del PMS (ossia il contenitore di tutti i dati) è installato su un PC fisico (detto “server”) presente in struttura, a cui si può accedere tramite desktop.


In questo caso, l’hotel dovrà occuparsi di investire capitale in hardware, server e nei diritti di licenza. Sarà necessario anche pagare per eventuali aggiornamenti ed avere un team di tecnici dedicato in caso di problemi o malfunzionamento. Stiamo parlando chiaramente di una soluzione piuttosto obsoleta e sempre meno adottata dalla maggior parte degli hotel.



PMS in cloud


Questo tipo di PMS rappresenta la soluzione in assoluto più flessibile, perché gestita totalmente online. Ad un PMS in cloud si può accedere da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento, utilizzando un computer, uno smartphone o un tablet.


L’hosting può essere esclusivo del cliente o condiviso con altre strutture ma, sicuramente, rispetto alla versione in locale, un PMS in cloud garantisce più velocità nei processi e possibilità di essere gestito da più persone, anche in remoto. Nella maggior parte dei casi gli aggiornamenti di sistema sono gratuiti e molti PMS sono dotati di open API, per essere facilmente integrati a software di terze parti.



L’importanza di avere un PMS software in cloud


Come abbiamo visto, in passato i software di PMS per hotel erano gestiti da server presenti presso le strutture. Negli ultimi anni, però, il numero dei PMS alberghieri in cloud è aumentato notevolmente. Nonostante ciò, molti albergatori sembrano essere ancora restii ad adottare soluzioni completamente online. Se anche tu non sei ancora convinto, ecco i principali motivi per i quali dovresti scegliere un PMS in cloud:


  • È facile da usare, veloce da installare e accessibile da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento
  • Ti permette di incentivare le prenotazioni dirette dal tuo sito web, potendole gestire in facilità
  • Connesso ad un channel manager, ti permette di automatizzare la gestione di prezzi e disponibilità su tutti i tuoi canali di vendita
  • Può aiutarti nella tua strategia di revenue management, fornendoti i dati di cui hai bisogno e rendendo la differenziazione delle tue tariffe facile ed intuitiva
  • Essendo una soluzione online, senza alcun limite fisico, potrai regolarne l’utilizzo in base all’andamento della tua attività e crescere passo passo assieme al software
  • Solitamente i fornitori di PMS in cloud mettono a disposizione un ottimo servizio clienti, che potrai contattare facilmente in caso di problemi, dovunque ti trovi
  • I PMS per hotel in cloud possono spesso anche essere integrati con strumenti di terze parti per aiutarti a centralizzare i tuoi processi operativi



Un PMS come gestionale alberghiero per hotel indipendenti


Si potrebbe pensare, erroneamente, che un PMS sia uno strumento utile solo ad hotel e strutture di grandi dimensioni. Al contrario, un PMS alberghiero è la scelta ideale anche per un hotel indipendente, che semplicemente avrà un approccio diverso nella scelta e nell’utilizzo del software.


Per un hotel indipendente, un PMS dovrebbe essere innanzitutto estremamente facile da usare. Idealmente, dovrebbe aiutare il personale nella gestione delle prenotazioni, nella distribuzione dell'inventario di camere in tempo reale su tutte le OTA collegate e nella gestione amministrativa e contabile dell’hotel.


Data la mancanza di un brand più diffuso e riconoscibile, molte strutture indipendenti sfruttano i PMS alberghieri anche per automatizzare il processo di raccolta delle recensioni degli ospiti e migliorare la propria reputazione online.



Amenitiz: il PMS alberghiero in cloud per il tuo hotel


Avere tutte le informazioni a disposizione è importante per fare una scelta consapevole e adatta alle esigenze della tua struttura. Nonostante questo, il momento di scegliere un PMS per il tuo hotel può risultare comunque difficile, viste le molte opzioni a disposizione.


Il gestionale per hotel tutto-in-uno di Amenitiz è stato creato pensando alle esigenze di hotel indipendenti di piccole e medie dimensioni ed è dotato di un PMS alberghiero perfettamente integrato. Con il PMS per hotel di Amenitiz potrai:


  • Gestire e monitorare tutte le tue prenotazioni, sia dirette che indirette
  • Assegnare le camere e accedere ai dettagli dei tuoi ospiti da un unico posto
  • Gestire, pianificare e monitorare lo stato della pulizia delle camere
  • Emettere, esportare, archiviare ed inviare via email le tue fatture
  • Creare e inviare automaticamente le tue fatture elettroniche in formato xml all’Agenzia delle Entrate 
  • Creare report fiscali e contabili per monitorare l’andamento della tua attività
  • Creare report automatici su tasso di occupazione, prenotazioni, fatturato e molto altro


Curioso di sapere come funziona il PMS alberghiero di Amenitiz? Prenota una demo! Scopri con i tuoi occhi tutte le funzionalità, guidato da un esperto e senza impegno.


Speriamo che questo articolo alla scoperta del PMS e della sua importanza ti sia stato utile. Per qualsiasi domanda, dubbio o perplessità sulla scelta o sull’utilizzo del nostro PMS, non esitare a contattarci.




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