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Overbooking hotel: cosa fare e normativa

Overbooking hotel: cosa fare e normativa

Con il termine “overbooking” ci si riferisce alla pratica delle compagnie aeree di accettare più prenotazioni rispetto a quelle che si possono realmente permettere. Tuttavia, negli ultimi anni, questo termine è stato impiegato anche nel settore alberghiero e si parla di overbooking hotel, ossia di sovra prenotazione. Questa tecnica si utilizza con lo scopo di ottimizzare le presenze, facendo fronte alle disdette last minute e hai no spettacolo.


Ma quali sono i vantaggi e gli svantaggi di questa pratica? Grazie a questo breve articolo scopriremo se esiste una normativa che regola l’overbooking alberghiero e cosa fare in caso di utilizzo di questa tecnica molto discussa.


Quali sono gli obblighi dell'albergatore in caso di overbooking?


Innanzitutto, bisogna chiarire che non esiste una vera e propria normativa sull’overbooking hotel, dato che i contratti tra albergatori e clienti non sono regolati dalla legge.


Infatti, si definisce il contratto di albergo come un contratto atipico che si basa sulla fiducia di entrambe le parti: l’albergatore si obbliga a mettere a disposizione del cliente un’unità abitativa arredata con tutti i servizi necessari ed eventuali a un prezzo stabilito, affinché il cliente possa soggiornarvi.


Ma quali sono gli obblighi dell’albergatore in caso di overbooking se non esiste una vera e propria normativa? Prima di tutto bisogna distinguere tra due tipologie di overbooking alberghiero: 

  • Overbooking intenzionale: si tratta d’illecito civile, quindi, è prevista una sanzione di risarcimento del danno al cliente;
  • Overbooking per errore: si tratta d’inadempimento contrattuale, per cui il cliente deve essere “riprotetto” presso un hotel vicino (a carico dell’albergatore) di pari categoria o superiore.


Inoltre, il cliente potrebbe richiedere la restituzione della caparra versata qualora non accettasse la sistemazione di riserva a causa dell’overbooking.


Pertanto, l’albergatore ha l’obbligo di “riproteggere” il cliente secondo gli articoli 1175 e 1375 del Codice Civile, i quali stipulano rispettivamente la correttezza e la buona fede contrattuale.


Come funziona l'overbooking?


Come detto anteriormente l’overbooking hotel può essere volontario o involontario, ma essendo una pratica non regolata dalla legge, viene utilizzata da molti albergatori con lo scopo di ricavarne alcuni benefici.


Infatti, la sovra prenotazione può trarre vari vantaggi come:

  • Massimizzare le entrate e i profitti;
  • Permettere di raggiungere il 100% di occupazione, compensando le cancellazioni e i no spettacolo;
  • Ottimizzare l’efficienza operativa, migliorando la produttività;
  • Compensare i costi della “riprotezione” per il cliente rispetto a quelli di una stanza rimasta invenduta.


Tuttavia, questa pratica presenta anche degli svantaggi a cui bisogna prestare molta attenzione:

  • Non soddisfare le aspettative del cliente con possibile aumento delle recensioni negative;
  • Restituire l’eventuale caparra versata;
  • Dover sostenere eventuali costi elevati per “riproteggere“ il proprio cliente;
  • Far perdere le possibili future entrate dei walk-in.


Per questo motivo, se un albergatore vuole utilizzare questa tecnica di occupazione, deve tenere in considerazione vari elementi come:

  • Il numero delle camere disponibili;
  • Il rapporto tra i no spettacolo e le prenotazioni confermate secondo un’analisi degli ultimi anni;
  • Il rapporto tra i no spettacolo e le prenotazioni garantite con caparra o con carta di credito, sempre su base di un’analisi storica;
  • Il numero di possibili cancellazioni su base storica;
  • La durata media delle prenotazioni previste;
  • I potenziali walk-in;
  • I livelli di overbooking in base al tipo di stanza.


Cosa fare in caso di overbooking?


Se un albergatore decide di praticare la vendita di overbooking, deve essere preparato e organizzato per gestire ogni tipo di situazione, incluso quelle più critiche. Inoltre, deve disporre non solo di un personale ben formato e professionale, ma anche di procedure standard da adottare in caso di overbooking alberghiero.


Quindi, come detto precedentemente, se l’albergatore è costretto a negare la stanza prenotata a causa di sovra prenotazione, deve “riproteggere” l’ospite, garantendogli un soggiorno di una categoria pari o superiore a quella offerta e assumendo ogni tipo di costo, includendo quello del trasporto alla nuova struttura ricettiva. Per questo motivo, è fondamentale che un albergatore abbia buoni rapporti con gli hotel più vicini. Ciò permette di ottenere condizioni di cancellazione privilegiate e tariffe vantaggiose, con lo scopo di evitare, di dover sostenere dei costi di “riprotezione” esagerati.


Ai fini di mantenere soddisfatto il proprio cliente, è consigliabile assumere alcuni accorgimenti come ad esempio scrivere una lettera di scuse all’ospite firmata dal direttore del proprio hotel oppure chiamare il cliente vittima di overbooking, una volta che abbia raggiunto il nuovo hotel con lo scopo di sapere se è soddisfatto della nuova destinazione.



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Pertanto, è fondamentale che ogni struttura ricettiva sappia gestire l’overbooking hotel. Per maggiori informazioni basta rivolgersi ad Amenitiz, a cui si può richiedere una dimostrazione gratuita.



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