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Scegliere un Gestionale Hotel: la Guida Completa per Strutture Indipendenti

Come scegliere un gestionale per hotel? Quali sono gli aspetti più importanti per una struttura indipendente? Per trovare la risposta a queste ed altre domande, continua a leggere.


Che tu possieda un boutique hotel o una piccola struttura a conduzione familiare, utilizzare un software gestionale alberghiero è fondamentale per gestire il tuo business in maniera efficiente. Non serve solo a grandi hotel e catene. Anche per un hotel di piccole dimensioni è una questione di organizzazione.


Non dover perdere tempo con operazioni manuali e ripetitive per potersi concentrare su ciò che conta veramente: la soddisfazione dell’ospite.


Le proprietà più piccole sono particolarmente inclini ad essere “risucchiate” nel vortice delle attività quotidiane: il personale è ridotto e molto spesso gestito solamente dal proprietario o dal direttore. Scegliere il software giusto può fare la differenza tra gestire il tuo business e lavorarci a tempo pieno.


Per questo motivo, abbiamo creato una guida completa alla scelta del tuo gestionale per hotel. Scopri i benefici principali, cosa tenere in considerazione per scegliere il miglior software di gestione hotel, le funzionalità che non possono mancare e molto altro!


Ecco gli argomenti principali che troverai in questa guida:


  • Perché utilizzare un gestionale per hotel?
  • Le principali funzionalità di un software di gestione hotel

  • Gestionale alberghiero: come valutare le tue opzioni
  • Amenitiz: il tuo gestionale per hotel tutto-in-uno



Quali sono i benefici di un gestionale per hotel?


Prima di parlare degli elementi più importanti nella scelta del software per la gestione del tuo hotel, capiamo meglio insieme le ragioni di questa scelta.


Perché dovresti utilizzare un gestionale per hotel?


Soprattutto in un contesto di grave crisi del settore alberghiero come quello odierno, comprendere le motivazioni che portano sempre più proprietari e manager di hotel indipendenti a scegliere un software di questo tipo è molto importante. Esistono numerosi benefici che questo strumento può portare alla tua attività alberghiera. Scopriamo insieme quali sono i principali.



In un hotel, la lista di cose da fare ogni giorno è praticamente infinita: ospiti da accogliere, problemi di manutenzione da risolvere, campagne marketing da lanciare, nuovi candidati dello staff da intervistare ecc.


In mezzo a questo caos non sarebbe bello avere una soluzione affidabile che ti semplifichi la vita? Il gestionale per hotel con PMS perfetto dovrebbe permetterti di:


  • Avere una soluzione “all-in-one”, che ti permetta di non dover usare sistemi diversi per tutte le tue operazioni relative a calendario, gestione della proprietà, prenotazioni e marketing.
  • Ridurre le lamentele, mantenendo i dati e le richieste dei clienti organizzate dalla prenotazione al check-out
  • Gestire le operazioni di back-office. Pagamenti, fatture e termini di cancellazione sono molto più facili da gestire quando puoi avere tutto sullo stesso software.


Gestire ed automatizzare tutte queste operazioni da un unico posto, ti permette di avere molto più tempo da dedicare agli aspetti più importanti della tua attività.


Uno su tutti, la cura dei tuoi ospiti. Con più tempo a disposizione potrai riservare un trattamento ancora più personalizzato ed attento ai tuoi clienti, che hanno scelto una struttura come la tua anche per ricevere un’attenzione particolare.


Secondo, ma non per importanza, la crescita del tuo business. Non essendo più impegnato a gestire noiosi processi ripetitivi, potrai concentrarti su tutte quelle attività che possano portare maggiore visibilità e più prenotazioni al tuo hotel.



Una gestione operativa fluida e senza intoppi


Ci sono alcuni aspetti di un hotel in cui stravaganza e originalità sono apprezzate dagli ospiti: l'arredamento, la posizione dell’hotel e, in alcuni casi, anche la personalità dello staff. Così non è, purtroppo, quando si tratta di efficienza e velocità nella gestione di tutte le operazioni giornaliere di un hotel.


Ci sono aspettative che hotel di tutte le dimensioni devono soddisfare. Un buon software di gestionale per hotel può offrire esattamente il supporto di cui hai bisogno per rendere la tua gestione impeccabile nelle aree che contano di più.


Le operazioni principali nelle quali un software dovrebbe supportarti sono:


  • Gestione delle prenotazioni dirette: tramite un booking engine efficiente ed integrato al tuo sito web
  • Sincronizzazione del tuo calendario: prenotazioni, gestione delle OTA e assegnazione delle camere facili da gestire
  • Gestione fiscale e contabile: un'organizzazione efficiente di pagamenti, fatture, imposte e tasse di soggiorno



Facilità d’uso per tutto lo staff


Formare il personale e garantire una comunicazione efficiente tra i vari reparti fa parte di qualsiasi attività. Se non hai a disposizione un sistema centralizzato o utilizzi una tecnologia troppo complicata, queste due attività possono rivelarsi dispendiose in termini di tempo e terribilmente frustranti per tutti.


Gestire le operazioni di front office dovrebbe essere abbastanza semplice da consentire a qualsiasi nuovo membro del personale di imparare rapidamente, in modo da permetterti di non sprecare tempo ed energia ogni volta che assumi una persona nuova.


Per evitare perdite di tempo, inutili incomprensioni e garantire un’esperienza ottimale al cliente, il tuo software di gestione per hotel dovrebbe:


  • Essere intuitivo: facendo quello che ti aspetti in maniera sensata, veloce e facile da comprendere per chiunque
  • Creare report automatici: permettendo a te a al tuo staff di analizzare l’andamento dell’hotel con dati reali, ma senza doverli generare manualmente
  • Massimizzare l'efficienza: garantendo un flusso costante di dati e prenotazioni che ti portino a migliorare costantemente la tua attività
  • Funzionare in cloud: potendo operare online al 100% e quindi rimanendo utilizzabile ovunque ci si trovi



Mantenere il passo dell’industria alberghiera


Il settore dell’ospitalità è in continuo mutamento. Mantenersi competitivi è importante non solo per compensare i nuovi sistemi di offerta ricettiva (come, ad esempio, la rivoluzione portata da Airbnb) ma anche per stare al passo con i propri competitor diretti.


La possibilità di avere sempre nuove caratteristiche e funzionalità, aggiornamenti e assistenza continui e varie possibilità di integrazione sono solo alcuni degli elementi che devi considerare nella scelta del tuo gestionale. Poter contare su un software gestionale, dotato di un PMS moderno, diventa quindi fondamentale.


Il tuo gestionale alberghiero ideale dovrebbe garantirti:


  • Aggiornamenti costanti: il software dovrebbe crescere insieme a te, ed adattarsi al cambiamento delle tue esigenze
  • Un’assistenza di alto livello: sapere di poter contare sempre su qualcuno in caso di problemi non ti farà perdere tempo e clienti
  • Un’integrazione facile con strumenti di terze parti: dovresti poter collegare il tuo gestionale hotel a tutti gli strumenti di cui hai bisogno per il tuo business



Le funzionalità più importanti di un software di gestione hotel


Ora che abbiamo visto più nel dettaglio quali sono i principali benefici nell’utilizzo di un gestionale per hotel, è arrivato il momento di analizzare le funzionalità più importanti nello specifico.


Quali sono le funzionalità principali che un gestionale alberghiero dovrebbe fornire a una struttura indipendente?


Un software di questo tipo, come abbiamo detto, deve poter garantire una soluzione “tutto-in-uno” in grado di fornire ogni elemento di cui proprietari e manager hanno bisogno. Anche se i bisogni possono variare di struttura in struttura, ecco le funzionalità che non possono assolutamente mancare nel gestionale hotel che andrai a scegliere.



Creatore di siti web


Una fra le prime cose che ogni software gestionale per hotel dovrebbe offrirti è la possibilità di creare un sito web per il tuo hotel. Un sito web accattivante, facile da usare e dal look professionale è uno dei principali strumenti di marketing per la tua attività. Non solo ti permette di creare il tuo brand in modo personalizzato e mettere in mostra al meglio tutto ciò che il tuo hotel ha da offrire, ma è il mezzo fondamentale per generare e aumentare le tue prenotazioni dirette.


Il sito web fornito dal tuo software di gestione per hotel dovrebbe:


  • Essere sempre aggiornato e funzionante: il tuo sito non dovrebbe necessitare di troppa manutenzione e funzionare sempre in maniera stabile
  • Avere un design accattivante: l’apparenza conta, e quando un utente arriva sul tuo sito web vuoi poter fornire la migliore prima impressione possibile
  • Essere facilmente modificabile: cambiare un’immagine, modificare i testi e gestire i dettagli di camere e servizi dovrebbe essere facile ed intuitivo
  • Essere ottimizzato per i motori di ricerca: non devi essere un esperto di SEO per far posizionare il tuo sito, ma avere una piattaforma ottimizzata e già pronta a generare traffico organico
  • Essere responsive: moltissime prenotazioni oggi vengono fatte da mobile. Il tuo sito deve poter garantire un’esperienza impeccabile da qualsiasi dispositivo
  • Avere un’interfaccia multilingue: con ospiti provenienti da tutto il mondo devi poter promuovere il tuo hotel in quante più lingue possibile



Booking engine


Un gestionale alberghiero dovrebbe fornire un booking engine integrato al sito web dell’hotel, che permetta agli ospiti prenotare in maniera facile ed intuitiva, generando più prenotazioni dirette.


Ormai è risaputo: le OTA applicano commissioni elevate agli albergatori e, prenotando direttamente dal tuo sito, i viaggiatori sanno di poter riuscire a risparmiare fino al 15/20% sul loro soggiorno, non essendoci costi di intermediazione. Se il sistema di prenotazione, in più, include una gestione automatica dei pagamenti potrai ricevere prenotazioni dirette sul tuo sito web 24 ore su 24, 7 giorni su 7.


In sintesi, un booking engine completo dovrebbe:


  • Essere intuitivo: l’esperienza di prenotazione dell’utente dovrebbe essere il più fluida e semplice possibile, per evitare che la prenotazione venga abbandonata e massimizzare le conversioni
  • Gestire i pagamenti in maniera sicura: devi poter accettare prenotazioni dirette in qualsiasi momento e dare ai tuoi ospiti la certezza che il loro pagamento è sicuro e affidabile
  • Essere integrato al tuo sito web: il booking engine dovrebbe essere personalizzabile e creare un tutt'uno con il tuo sito web
  • Essere integrato al tuo channel manager: le prenotazioni dirette devono sincronizzarsi automaticamente nel tuo calendario con quelle provenienti dalle OTA
  • Permetterti di aggiungere servizi extra: non limitarti a vendere le tue camere, ma proponi servizi extra per massimizzare il revenue di ogni prenotazione


Un booking engine integrato nel tuo sito web, inoltre, ti darà molto più spazio per personalizzare la tua offerta. Potrai offrire sconti speciali e creare pacchetti che riflettono i diversi interessi dei tuoi potenziali ospiti. Differenziare e personalizzare la tua offerta può aiutarti ad incrementare i tuoi margini, indipendentemente dalle dimensioni del tuo hotel.



Sistema di gestione dei pagamenti


Avere un sito web funzionale ed un booking engine integrato è molto importante. Ma non serve a nulla senza un sistema di gestione dei pagamenti efficiente ed affidabile. Molto spesso ci si dimentica di pensare ai pagamenti nel processo di prenotazione, anche se in realtà rappresentano uno degli aspetti più importanti. La facilità con cui i potenziali ospiti possono pagare e la sicurezza del sistema di pagamento sono solo alcuni degli aspetti importanti.


Il tuo gestionale alberghiero ideale, dovrebbe fornirti un sistema di pagamento di pagamento che:


  • Centralizzi tutti i pagamenti: che siano prenotazioni telefoniche, online, dirette e indirette non ha importanza. Mantenere organizzati i pagamenti è fondamentale.
  • Garantisca pagamenti sicuri: i potenziali ospiti devono essere sicuri che effettuare un pagamento online sul tuo sito sia sicuro al 100%
  • Fornisca vari metodi di pagamento: ogni cliente ha il suo metodo di pagamento preferito. Dare flessibilità sul modo in cui accetti i tuoi pagamenti sarà un ulteriore incentivo a prenotare
  • Renda il pagamento facile e veloce: pagare per prenotare il tuo hotel direttamente dovrebbe essere rapido e semplice, o potresti rischiare di perdere potenziali clienti



Channel Manager


Con sempre più canali di distribuzione, non utilizzare un channel manager per una struttura alberghiera è pura follia. Un channel manager per hotel organizza l’inventario delle tue disponibilità sulle varie agenzie di prenotazione online (OTA) come Booking.com, Airbnb ed Expedia.


Un software di gestione per il tuo hotel deve fornirti un channel manager integrato, per permetterti di gestire ed aggiornare il calendario delle tue prenotazioni in tempo reale.


Oltre a questo, gli altri vantaggi di utilizzare un gestionale per hotel con channel manager sono:


  • Maggiore esposizione: essere connessi a diverse OTA utilizzando il tuo channel manager ti dà il vantaggio di poter essere visibile a un numero maggiore di potenziali ospiti provenienti da tutto il mondo. Se l’offerta di connettività è ampia poi, potrai promuovere il tuo hotel attraverso OTA specifiche e di nicchia per attirare ospiti in maniera ancora più selettiva.
  • Assenza di overbooking: non dovrai più aggiornare manualmente le tue disponibilità su tutti i canali e accedere ogni volta a extranet diverse. Potrai gestire tutto da un unico posto velocizzando il processo e riducendo a zero il rischio di overbooking.
  • Più controllo su tariffe e disponibilità: potrai impostare prezzi e disponibilità diverse per ogni canale di prenotazione a tua scelta, in modo da avere maggiore controllo su come promuovi il tuo hotel e a quali condizioni



PMS: Property Management System


Ed eccoci arrivati al cuore pulsante di ogni software gestionale per hotel che si rispetti: il PMS. Questo sistema permette a proprietari e manager di avere un pannello di controllo globale con cui gestire i vari aspetti della propria attività.


Processi giornalieri, assegnazione delle camere, gestione del fatturato, formazione del personale, contabilità. Per gestire un business così complesso è di vitale importanza potersi affidare ad un software che ti permetta di monitorare ogni aspetto in maniera centralizzata.


Le caratteristiche principali del PMS che dovresti cercare nel tuo software gestionale per hotel sono:


  • Automatizzazione: devi avere la possibilità di automatizzare i processi giornalieri più ripetitivi e che portano via la maggior parte del tempo
  • Centralizzazione dei dati: dettagli degli ospiti, tipo di camere e durata di ogni soggiorno dovrebbero essere facilmente consultabili in un unico posto
  • Chiarezza e facilità d’uso: deve essere uno strumento utilizzabile da tutto lo staff, che organizzi e semplifichi la tua gestione senza complicare le cose aggregando le informazioni in maniera confusa
  • Creazione di report dettagliati: il PMS deve permetterti di creare report sull’andamento della situazione fiscale e contabile per aiutarti a monitorare e migliorare la tua gestione
  • Supporto alla tua strategia di marketing: tutti i dati che raccogli dal tuo sistema dovrebbero poter essere aggregati per poterli usare nella tua strategia di promozione e incremento delle conversioni



Gestionale alberghiero: come valutare le opzioni


Eccoci arrivati al momento cruciale: quello della scelta. Quando ti ritrovi a scegliere il tuo gestionale per hotel, non devi affrettare le cose. Questa decisione influirà enormemente su tutti gli aspetti della tua gestione e sul futuro successo del tuo hotel. Prima di addentrarti nel processo decisionale vero e proprio, ci sono alcuni punti importanti da mettere nero su bianco prima di valutare le opzioni presenti sul mercato.



Definisci le funzionalità che ritieni fondamentali


Prima ancora di iniziare la ricerca del miglior software per la gestione del tuo hotel, prenditi il tempo necessario per priorizzare le funzionalità che ritieni più importanti. Fai un elenco con le tue 3 priorità principali e ordinale per livello di importanza. È vero, ci siamo soffermati su 5 funzionalità importanti, ma è possibile che non tutti i provider di software coprano il 100% delle esigenze che hai rispetto ad ogni funzionalità. Se inizi subito ad identificare le caratteristiche per te indispensabili, potrai valutare tutte le opzioni con un occhio più critico.



Fai una lista dei principali candidati


Farsi un’idea di ciò che il mercato ha da offrire online è il primo passo per capire quali sono le opzioni effettivamente disponibili. Inizia la tua indagine cercando le parole chiave che ti interessano e vedi cosa appare. Per “scovare” il miglior gestionale per hotel puoi affidarti anche a siti di recensioni tech specializzati, forum e portali di settore. L’importante è definire una prima lista di possibili candidati, che andrai poi via via affinando nel momento in cui approfondirai meglio cosa offre ogni provider.



Sfrutta i tuoi contatti nel settore


Una volta definita la tua lista di possibili opzioni, un'altra strategia interessante può essere quella di affidarti alla tua rete di conoscenze. Chiedi in giro ai tuoi contatti nel settore alberghiero e ascolta le loro esperienze, quelle dei loro colleghi e dei loro conoscenti con i software della tua lista. Potresti notare delle tendenze particolari che potrebbero influenzare la tua decisione: un software consigliato più volte dai tuoi contatti meriterà sicuramente più considerazione rispetto ad uno poco menzionato o addirittura sconsigliato dal tuo network.



Valuta i prezzi del gestionale hotel


Come per tutti gli investimenti, anche nel caso di un gestionale alberghiero il prezzo è importante. Definisci con chiarezza qual è il tuo budget e quanto eventualmente saresti disposto a sforarlo per una particolare funzionalità. I prezzi di un gestionale per hotel possono variare di molto da un provider all’altro e possono esistere piani di abbonamento diversi tra loro. Altra cosa che influenza il prezzo è solitamente il numero di stanze dell’hotel, il che rende molto difficile poter definire un prezzo medio di mercato. La cosa migliore da fare, in questo caso, è essere onesti con le proprie potenzialità di spesa e capire cosa ha più valore per noi.



Organizza varie demo


Quando nella tua lista di potenziali candidati rimangono solo i tuoi preferiti, è arrivato finalmente il momento di “testare di persona” le tue opzioni. Come? Organizzando delle demo naturalmente. Cerca di selezionare non più di 3-5 opzioni da testare, per evitare di rendere questa fase ancora più complicata. Nel caso in cui tutte le demo dovessero rivelarsi deludenti, potrai sempre espandere la ricerca e continuare a valutare.


Organizzare delle demo può risultare noioso ed essere visto come una perdita di tempo. In realtà si tratta di un’occasione perfetta per capire definitivamente se il software di gestione per hotel che stai provando fa al caso tuo.


Ecco alcune domande interessarti che puoi fare durante le tue demo:


  • Ho diritto ad un periodo di prova gratuito?
  • Che tipo di assistenza clienti fornite?
  • Ogni quanto tempo viene aggiornato il software?
  • Quali sono le possibilità di personalizzazione?
  • Con quali altri strumenti di gestione alberghiera vi integrate?
  • Quanto dura il processo di implementazione del vostro software?


Amenitiz: il tuo gestionale per hotel tutto-in-uno


Poter decidere con consapevolezza e conoscere tutte le opzioni disponibili è molto importante. Ora che possiedi tutte le informazioni di cui hai bisogno per scegliere in maniera completa e ponderata il software per la gestione del tuo hotel indipendente, ti vorremmo spiegare perché pensiamo che la nostra soluzione rappresenti una delle opzioni più valide sul mercato.


Amenitiz è il gestionale per hotel indipendenti pensato appositamente per soddisfare le esigenze di strutture di piccole e medie dimensioni. Fornisce una soluzione tutto-in-uno e in cloud al 100%, che ti permette di gestire in maniera centralizzata ogni aspetto della tua attività ricettiva da un unico posto.


Grazie al gestionale alberghiero di Amenitiz, potrai sfruttare numerose funzionalità tra cui:


  • Un intuitivo creatore di siti web: crea un sito web per il tuo hotel con un design accattivante, sempre aggiornato e facile da personalizzare (non c’è bisogno di essere un programmatore!)
  • Un booking engine completo: ricevi prenotazioni dirette e senza commissioni con un sistema di prenotazione completamente integrato al tuo sito web
  • Un efficiente sistema di gestione dei pagamenti: grazie ad AmenitizPay potrai processare e centralizzare i tuoi pagamenti in maniera facile e sicura
  • Un channel manager integrato: connettiti con oltre 120 OTA, aggiorna il tuo calendario automaticamente e dimenticati per sempre dell’overbooking
  • Un PMS facile da usare: automatizza i tuoi processi quotidiani, pianifica le attività e mantieni il controllo sul tuo business e le sue performance
  • Un servizio clienti dedicato: un team di professionisti veloci, preparati e pronti ad aiutarti quando ne hai bisogno


Vuoi saperne di più? Prenota una demo con Amenitiz! Scegli l’orario che preferisci e parla direttamente con un esperto testando le potenzialità del software senza impegno.


Speriamo che questa guida alla scelta del tuo gestionale per hotel ti sia stata di aiuto. Per qualsiasi domanda, dubbio o perplessità sull’utilizzo del nostro software, non esitare a contattarci.




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