Organigrama de un hotel: qué es y cómo hacerlo

El organigrama de un hotel es una especie de esquema gráfico que representa los puestos de trabajo que necesita un establecimiento hotelero para operar correctamente. Sin importar el tamaño del hotel, todos deben contar con una estructura organizativa que vaya en línea con el tipo de alojamiento, los servicios que se ofrecen, el perfil del cliente, el número de habitaciones, entre otros aspectos. ¿Eres propietario de un establecimiento turístico y quieres organizar mejor tu plantilla? ¡Te enseñamos qué aspectos debes tener en cuenta para hacer el organigrama de un hotel pequeño!

¿En manos de quién dejas la promoción de tu pequeño hotel? ¿Quién es el responsable de velar por el cumplimiento de los estándares de calidad de tu establecimiento? Si tienes un gran hotel, es difícil pensar que este pueda salir adelante sin que, mínimamente exista un organigrama bien establecido. Las personas necesitan conocer sus responsabilidades y entender cómo su trabajo impacta en las operaciones del negocio y eso, en el sector hotelero, es tan imprescindible como en cualquier otro.

Y, ¿qué pasa con los hoteles rurales, hostales o bed & breakfast? Si en los grandes alojamientos contar con un esquema organizativo es importante, en los hoteles pequeños lo es aún más. Un organigrama para un hotel pequeño facilita las operaciones y permite a todos los involucrados hacer un mejor uso de los recursos.

¡Ya lo sabes! La próxima vez que pienses que puedes con todo (gestionar la propiedad, encargarte de los pagos, lidiar con los proveedores…), es mejor que te tomes una pausa y medites sobre el equipo que debe acompañarte para hacer que tu hotel triunfe y sea el favorito de los viajeros.

¿Cómo es el organigrama de un hotel pequeño?

En los hoteles pequeños y medianos es bastante común que una sola persona lleve a cabo múltiples tareas de puestos que pueden ser muy distintos. Recuerda que la estructura organizacional de cada hotel termina siendo muy diferente en función de sus propias características, del segmento de clientes, del inventario de habitaciones, etc.

A diferencia del organigrama de un hotel de cinco estrellas, el de un hotel de menor capacidad suele estar compuesto por estos departamentos o equipos:

Dirección general

En hoteles pequeños y, en ocasiones, en los medianos, la dirección general del hotel está a cargo del propietario del establecimiento. Su labor está principalmente centrada en gestionar el hotel desde el punto de vista financiero y operativo y definir la estrategia general del negocio.

En los establecimientos hoteleros más pequeños, esta figura puede estar a cargo de otras tareas como: contratación de personal, elaboración de presupuestos, servicio al cliente, gestión de tarifas, etc.

Recepción

Es el corazón y centro neurálgico del hotel. Desde la recepción se controlan las reservas, se realiza el registro de los huéspedes, la asignación de habitaciones y se gestionan las incidencias que puedan sufrir los clientes.

El equipo de recepción también suele ser el responsable de otras tareas como la coordinación de otro tipo de servicios a los huéspedes: transporte, tours, necesidades especiales…

Alimentos y bebidas

Desde el área de alimentos y bebidas se coordinan diariamente las operaciones relacionadas con los servicios gastronómicos: restaurante, banquete, servicio de habitaciones o room service, utilería, etc.

A diferencia de la estructura organizativa de un hotel pequeño, en el organigrama de un hotel de 5 estrellas figuran muchos más puestos que componen la división de alimentos y bebidas: gerente de alimentos y bebidas, jefe de alimentos y bebidas, maitre principal, chef, ayudantes de cocina, meseros…

Administración

En los hoteles pequeños, el responsable de administración no solo se encarga de gestionar todo el flujo económico y financiero del hotel, sino que en muchas ocasiones se encarga de temas relacionados con recursos humanos. En cualquier caso, en hoteles medianos, por norma general, existe un responsable dedicado exclusivamente a gestionar personal.

Marketing

Existen hoteles pequeños que se pueden permitir contar con una figura que se dedique exclusivamente a temas de marketing y comunicación. No obstante, también es bastante habitual encontrarse con que es el propio director del hotel quien se encarga de estas cuestiones.

Limpieza

El equipo de habitaciones es el encargado de velar por la limpieza de las recámaras y de otras áreas del hotel, así como del servicio de lavandería y del suministro de artículos de aseo. En hoteles de cadena, el departamento de limpieza está a cargo de un director o gerente de limpieza, mientras que en hoteles más pequeños, es una ama de llaves quien lo suele liderar.

Mantenimiento

El departamento de mantenimiento es el responsable de realizar tareas de conservación y reparación de equipos, accesorios, mobiliario, etc. En hoteles de mayor envergadura existe un director de mantenimiento. Por el contrario, en los hoteles más pequeños se suele contar con una sola persona o bien, se contratan los servicios de un profesional autónomo.

El organigrama de un hotel pequeño puede presentar una estructura de dos niveles con el director general al mando. A medida que el establecimiento se vaya haciendo más grande, se irán agregando más capas y, por tanto, el flujo del diagrama se irá expandiendo.

Consejos para diseñar el organigrama de un hotel

Como hemos visto, contar con un organigrama es la mejor forma de establecer funciones, responsabilidades y canales de comunicación. Aunque la estructura depende enteramente del objetivo de la organización (en este caso del hotel), existen una serie de consejos muy útiles que aplican tanto si tienes un hotel pequeño o uno que alberga una mayor capacidad operativa:

1. Establece una cadena de mando. Esto significa determinar la jerarquía del trabajo y establecer claramente las responsabilidades y obligaciones que tiene cada empleado. En esta etapa se definen los niveles de mando: quién toma las decisiones, quién lidera equipos, etc.
2. Asocia responsabilidades y determina el ámbito de control. Este es el punto en el que tendrás que definir quién hace qué. Durante el proceso, podrás detectar redundancias y tareas que se solapan. Otra cuestión importante a tener en cuenta es la amplitud de mando que tiene una persona. Es decir, la cantidad de empleados que tiene a cargo.
3. Elige un diseño intuitivo. Es cierto que existen distintos tipos de organigramas (funcional, lineal, jerárquico, mixto…), sin embargo, tienes toda la libertad de elegir el esquema que mejor ilustre las relaciones laborales de tu hotel. Eso sí, procura que se trate de una maquetación sencilla que todos puedan entender.

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