Overbooking hotel: cosa fare e normativa

Con il termine �overbooking� ci si riferisce alla pratica delle compagnie aeree di accettare pi� prenotazioni rispetto a quelle che si possono realmente permettere. Tuttavia, negli ultimi anni, questo termine � stato impiegato anche nel settore alberghiero e si parla di overbooking hotel, ossia di sovra prenotazione. Questa tecnica si utilizza con lo scopo di ottimizzare le presenze, facendo fronte alle disdette last minute e hai no spettacolo.

Ma quali sono i vantaggi e gli svantaggi di questa pratica? Grazie a questo breve articolo scopriremo se esiste una normativa che regola l�overbooking alberghiero e cosa fare in caso di utilizzo di questa tecnica molto discussa.

Quali sono gli obblighi dell’albergatore in caso di overbooking?

Innanzitutto, bisogna chiarire che non esiste una vera e propria normativa sull�overbooking hotel, dato che i contratti tra albergatori e clienti non sono regolati dalla legge.

Infatti, si definisce il contratto di albergo come un contratto atipico che si basa sulla fiducia di entrambe le parti: l�albergatore si obbliga a mettere a disposizione del cliente un�unit� abitativa arredata con tutti i servizi necessari ed eventuali a un prezzo stabilito, affinch� il cliente possa soggiornarvi.

Ma quali sono gli obblighi dell�albergatore in caso di overbooking se non esiste una vera e propria normativa? Prima di tutto bisogna distinguere tra due tipologie di overbooking alberghiero: 

• Overbooking intenzionale: si tratta d�illecito civile, quindi, � prevista una sanzione di risarcimento del danno al cliente;
• Overbooking per errore: si tratta d�inadempimento contrattuale, per cui il cliente deve essere �riprotetto� presso un hotel vicino (a carico dell�albergatore) di pari categoria o superiore.

Inoltre, il cliente potrebbe richiedere la restituzione della caparra versata qualora non accettasse la sistemazione di riserva a causa dell�overbooking.

Pertanto, l�albergatore ha l�obbligo di �riproteggere� il cliente secondo gli articoli 1175 e 1375 del Codice Civile, i quali stipulano rispettivamente la correttezza e la buona fede contrattuale.

Come funziona l’overbooking?

Come detto anteriormente l�overbooking hotel pu� essere volontario o involontario, ma essendo una pratica non regolata dalla legge, viene utilizzata da molti albergatori con lo scopo di ricavarne alcuni benefici.

Infatti, la sovra prenotazione pu� trarre vari vantaggi come:

• Massimizzare le entrate e i profitti;
• Permettere di raggiungere il 100% di occupazione, compensando le cancellazioni e i no spettacolo;
• Ottimizzare l�efficienza operativa, migliorando la produttivit�;
• Compensare i costi della �riprotezione� per il cliente rispetto a quelli di una stanza rimasta invenduta.

Tuttavia, questa pratica presenta anche degli svantaggi a cui bisogna prestare molta attenzione:

• Non soddisfare le aspettative del cliente con possibile aumento delle recensioni negative;
• Restituire l�eventuale caparra versata;
• Dover sostenere eventuali costi elevati per �riproteggere� il proprio cliente;
• Far perdere le possibili future entrate dei walk-in.

Per questo motivo, se un albergatore vuole utilizzare questa tecnica di occupazione, deve tenere in considerazione vari elementi come:

• Il numero delle camere disponibili;
• Il rapporto tra i no spettacolo e le prenotazioni confermate secondo un�analisi degli ultimi anni;
• Il rapporto tra i no spettacolo e le prenotazioni garantite con caparra o con carta di credito, sempre su base di un�analisi storica;
• Il numero di possibili cancellazioni su base storica;
• La durata media delle prenotazioni previste;
• I potenziali walk-in;
• I livelli di overbooking in base al tipo di stanza.

Cosa fare in caso di overbooking?

Se un albergatore decide di praticare la vendita di overbooking, deve essere preparato e organizzato per gestire ogni tipo di situazione, incluso quelle pi� critiche. Inoltre, deve disporre non solo di un personale ben formato e professionale, ma anche di procedure standard da adottare in caso di overbooking alberghiero.

Quindi, come detto precedentemente, se l�albergatore � costretto a negare la stanza prenotata a causa di sovra prenotazione, deve �riproteggere� l�ospite, garantendogli un soggiorno di una categoria pari o superiore a quella offerta e assumendo ogni tipo di costo, includendo quello del trasporto alla nuova struttura ricettiva. Per questo motivo, � fondamentale che un albergatore abbia buoni rapporti con gli hotel pi� vicini. Ci� permette di ottenere condizioni di cancellazione privilegiate e tariffe vantaggiose, con lo scopo di evitare, di dover sostenere dei costi di �riprotezione� esagerati.

Ai fini di mantenere soddisfatto il proprio cliente, � consigliabile assumere alcuni accorgimenti come ad esempio scrivere una lettera di scuse all�ospite firmata dal direttore del proprio hotel oppure chiamare il cliente vittima di overbooking, una volta che abbia raggiunto il nuovo hotel con lo scopo di sapere se � soddisfatto della nuova destinazione.

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Pertanto, � fondamentale che ogni struttura ricettiva sappia gestire l�overbooking hotel. Per maggiori informazioni basta rivolgersi ad Amenitiz, a cui si pu� richiedere una dimostrazione gratuita.